„Bevor Sie überhaupt schreiben können, müssen Sie wissen, wer der Benutzer ist, wie das Produkt verwendet wird, was der Kontext ist und welche Standards gelten.

Veröffentlicht am: 14 November 2025

Experte:

Katarzyna Kot MSc

Trainer

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Jeder, der schon einmal an der Produktentwicklung beteiligt war, weiß, dass Missverständnisse in der Anfangsphase später Zeit und Geld kosten. Dennoch haben viele Projekte immer noch Schwierigkeiten, klar zu definieren, was gebaut werden soll. Katarzyna Kot, Systemingenieurin und Mitglied der INCOSE Requirements Working Group, erlebt das jeden Tag. Sie hat es sich zur Aufgabe gemacht, Fachleuten beizubringen, wie sie Anforderungen besser schreiben und verstehen können.

„Mein Herz schlägt für die Produktentwicklung“, sagt Katarzyna. „Sie wollen etwas Greifbares liefern, aber das funktioniert nur, wenn die Grundlage solide ist. Dafür brauchen Sie klare Anforderungen.“

Katarzyna kam 1998 aus Polen in die Niederlande, um in den Philips ASA-Labors in Eindhoven zu arbeiten. „Ich schrieb Code, entwarf Software, testete Produkte und war fasziniert von dem, was vor all dem passiert.“

Katarzyna Kot, Trainerin ‚Praktisches Schreiben von Anforderungen‘.

Nach zwölf Jahren bei Philips und NXP Semiconductors arbeitete sie als Beraterin für Kunden wie BAE Aerospace und ASML. Der Prozess des Verfassens von Anforderungen scheint einfach zu sein: Erheben, Analysieren, Validieren, Dokumentieren. In der Praxis erfordert er jedoch eine Menge Vorbereitung. „Die Leute bleiben oft bei der Frage hängen, was sie eigentlich tun sollen.

Der Workshop

Um Teams dabei zu helfen, ihre Anforderungen zu Papier zu bringen, entwickelte Katarzyna 2017 ihre ersten Workshops. Was als maßgeschneiderte Sitzungen im Unternehmen begann, hat sich zu einem zweitägigen Kurs mit dem Titel„Practical Requirements Writing“ entwickelt, der nun einem breiteren Publikum offensteht.

Der Workshop richtet sich an alle, die mit Anforderungen zu tun haben, wie Produktmanager, Systemarchitekten, QS-Spezialisten und Domänenexperten. „Wir betrachten den gesamten Produktlebenszyklus“, erklärt Katarzyna. „In jeder Phase gibt es unterschiedliche Interessengruppen und damit auch unterschiedliche Arten von Anforderungen.“

Die Teilnehmer lernen, wie sie die Bedürfnisse der Stakeholder analysieren, Kontextdiagramme erstellen, Anforderungen strukturieren und deren Qualität in Bezug auf Vollständigkeit, Konsistenz, Machbarkeit, Korrektheit und Überprüfbarkeit bewerten. „Wir arbeiten mit realen Fällen, damit die Teilnehmer das Gelernte sofort anwenden können. Es ist hilfreich, wenn sie ihre eigenen Anforderungen mitbringen, damit wir sie gemeinsam überprüfen und verbessern können.“

Der Workshop ist besonders nützlich für Fachleute mit einigen Jahren Erfahrung. „Sie erkennen die Herausforderungen aus der Praxis und überlegen sofort, wie sie besser damit umgehen können. Sobald sie anfangen, Fragen zu stellen wie ‚Wie wende ich das in meiner Organisation an?‘ oder ‚Wie überzeuge ich meine Kollegen?‘, sehen sie über den Tellerrand hinaus.“

Herausforderungen

Qualitätsanforderungen können schwierig zu definieren sein. Vage Begriffe wie „robust“ oder „benutzerfreundlich“ müssen quantifiziert werden. „Wenn Sie sagen, etwas muss tragbar sein, was bedeutet das? Gewicht, Abmessungen? Sie übersetzen abstrakte Begriffe in messbare Attribute. Auf diese Weise wird Qualität konkret und testbar.“

Es ist auch wichtig zu wissen, wann man aufhören muss. „Anforderungen müssen für die Ebene, für die sie bestimmt sind, angemessen sein. Sie sollten nicht zu wenig Details enthalten, aber auch nicht zu detailliert sein.“

Die Teilnehmer sind oft begeistert, wenn sie verstehen, warum Anforderungen so wichtig sind. „Manchen Leuten wurde der Wert noch nie richtig erklärt. Aber sobald sie sehen, wie ihre Arbeit zum großen Ganzen beiträgt, sind sie stolz.“

Nachdenken

Anforderungen definieren, was geliefert werden muss. Sie bilden die Grundlage für Design und Tests und haben sogar einen vertraglichen Wert. In Branchen wie der Luft- und Raumfahrt und der Halbleiterindustrie sind die richtigen Anforderungen eine rechtliche Notwendigkeit.

Dennoch tun sich viele Organisationen immer noch schwer damit. „Die Leute finden es oft langweilig oder wissen nicht, wo sie anfangen sollen“, sagt Katarzyna. „Sie sehen den Wert nicht sofort, weil es sich um wochenlanges Nachdenken ohne sichtbare Ergebnisse handelt.

Sie vergleicht das Schreiben von Anforderungen mit der Planung eines Bauprojekts. „Bevor der Bau beginnt, entscheiden Sie, wo die Steckdosen hinkommen, wo die Lampen hängen und wo die Anschlüsse für Küche und Waschmaschine sein sollen. Sie dokumentieren diese Entscheidungen, damit der Bauunternehmer genau das liefern kann, was Sie erwarten. Das ist es, was Anforderungen bewirken: Sie verhindern Überraschungen für den Kunden und den Lieferanten.“

Bevor Sie überhaupt schreiben können, fügt Katarzyna hinzu, müssen Sie wissen, wer der Benutzer ist, wie das Produkt verwendet wird, was der Kontext ist und welche Standards gelten. „Das sind alles ingenieurwissenschaftliche Fähigkeiten.“

Ein wichtiger Teil des Workshops befasst sich mit Vorlagen und Schreibregeln, wie dem Easy Approach to Requirements Syntax (EARS). „Das hilft, Mehrdeutigkeit zu vermeiden, aber es ist keine Übung zum Ausfüllen von Formularen. Sie müssen verstehen, was Sie da schreiben. Ein Tool kann dabei helfen – aber Sie müssen trotzdem denken.“

Katarzyna sieht auch Potenzial in der künstlichen Intelligenz. „KI versteht den Kontext nicht und kann keine Anforderungen schreiben, aber sie kann helfen, sie zu analysieren – zum Beispiel, indem sie Inkonsistenzen aufdeckt.“

Ihr Rat sowohl für KI als auch für Vorlagen: „Nutzen Sie Technologie als Assistent, nicht als Ersatz für Ihr eigenes Denken.“

Technik

Was Katarzyna besonders hervorheben möchte: „Bei Anforderungen geht es nicht ums Schreiben – es geht um Technik.“

Sie lächelt. „Das hat ein Kollege aus den USA einmal gesagt, und ich würde es gerne auf eine Fliese drucken lassen. Denn genau das ist es: Eine gute Spezifikation ist keine Verwaltung – sie ist Design mit Worten.“

Dieser Artikel wurde von Marleen Dolman, freie Mitarbeiterin bei High Tech Systems, geschrieben..