Innovativ und unterhaltsam arbeiten: das Toolkit

Veröffentlicht am: 16 August 2018

Experte:

Frank Rood BSc

Trainer

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Die High-Tech-Branche ist aufregend und dynamisch. Aber wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie immer einen Schritt hinter den Tatsachen zurückbleiben, dass Ihre Arbeit nie fertig wird und Sie den Stress von der Arbeit noch mit nach Hause nehmen, dann ist es höchste Zeit, Ihre Arbeitsweise zu ändern. Frank Rood weiß als erfahrener Systemarchitekt und technischer Manager genau, auf welche Hindernisse Sie stoßen können und wie Sie diese im Rahmen des Zeitmanagements überwinden können. Er schöpft auch reichlich aus seiner eigenen Erfahrung. Ich habe gelernt, wie man mit jeder einzelnen Fallgrube umgeht, die es gibt.

Frank Rood (1968) kennt das Zeitmanagement und die High-Tech-Welt durch und durch. Nach meinem Maschinenbaustudium mit Spezialisierung auf Feinwerktechnik, einem Studiengang, der heute unter Mechatronik fällt, habe ich mich mein ganzes Leben lang mit multidisziplinärer Elektronik und Software beschäftigt. In den ersten zehn Jahren meiner Karriere war ich in der Produktentwicklung in der Halbleiterindustrie tätig, unter anderem bei der Entwicklung von Maschinen und medizinischen Instrumenten. Nach meiner Zeit als Systemarchitekt und technischer Projektleiter wurde ich Leiter einer mechanischen Abteilung. Später wurde dieser Posten immer multidisziplinärer, mit Kombinationen zwischen Hardware, Software und Prozesstechnologie.‘

Wählen Sie, was Sie gerne tun

Als Manager begann Rood im Jahr 2000 mit einer unmöglichen Aufgabe. Er leitete nicht nur eine Abteilung mit mehr als fünfzig Mitarbeitern, sondern arbeitete auch weiterhin als Designer. Daraus ergab sich ein enormer Zeitdruck, der mit Stress und schlechtem Zeitmanagement einherging. Um diese beiden Rollen miteinander verbinden zu können, begann ich mich mit Zeitmanagement zu beschäftigen. Dann entdeckte ich Tools und Ressourcen, mit denen ich meine verfügbare Zeit intelligenter nutzen konnte. Ich setzte diese Fähigkeiten sofort ein. Am Ende gelang es mir, sowohl das Projekt gut abzuschließen als auch die Abteilung zu leiten. Dank der Fähigkeiten, die ich gelernt habe. Das Thema gefiel mir so gut, dass ich mein Wissen mit Kollegen und den Mitarbeitern, die ich leitete, teilte.

Meine letzte Rolle als F & E-Direktor bei Besi war inhaltlich sehr interessant, aber ich mochte die damit einhergehende Politik an der Spitze der Organisation nicht. Ich merkte, dass ich nach einem Tag, an dem ich Menschen trainiert oder gecoacht hatte, wie sie besser mit ihren Arbeitszeiten umgehen konnten, viel glücklicher nach Hause kam. Deshalb habe ich 2013 in Vollzeit mit meinem eigenen Coaching-Unternehmen angefangen. Jetzt habe ich die Freiheit, Aufgaben zu wählen, die mir Spaß machen, aus denen ich Energie schöpfe und die für andere wirklich von Wert sind. Dabei konzentriere ich mich hauptsächlich auf den technischen Bereich. Zurzeit arbeite ich zum Beispiel mit einem schwedischen Unternehmen auf dem Gebiet der modularen Architektur zusammen. Dabei habe ich zum Teil eine beratende Funktion und zum Teil eine Rolle als Organisationscoach, um ihr Unternehmen und ihr Produkt modularer zu gestalten und ihnen vor allem beizubringen, wie sie anders arbeiten können.‘

Konsultation Overkill

Rood hat sein Wissen und seine Erfahrung im Zeitmanagement nun in ein Training übertragen, das sich speziell an Produktentwickler in der High-Tech-Welt richtet. Die Teilnehmer lernen die Fähigkeiten, mit denen sie die Dinge, die sie selbst für wichtig halten, tatsächlich erledigen können. Seit 25 Jahren arbeite ich in Unternehmen, die Produkte entwickeln, und in dieser Zeit habe ich Unternehmen gesehen, in denen die Dinge wirklich fantastisch sind und die schönsten Dinge geschaffen werden. Es gab aber auch Unternehmen, die völlig gescheitert sind, Unternehmen, in denen unglaublich intelligente, schöne, kluge, kreative Menschen nicht zu ihrem Recht gekommen sind. Und das tut mir wirklich weh. Denn diese Misserfolge passieren in Unternehmen, die schlecht organisiert sind oder aufgrund aller möglichen externen Faktoren, und weil die Menschen unter Bedingungen arbeiten müssen, die zu viele Unterbrechungen mit sich bringen. Und diese Unterbrechungen sind völlig unnötig.‘

Aufgrund eines Overkills an Beratungen und Ablenkungen durch Mails, Apps oder andere Kommunikationsmittel haben die Menschen weder den Raum, noch die Zeit oder die Ruhe, um kreativ zu arbeiten. In seinem Training bespricht Frank diese Probleme mit den Teilnehmern und zeigt ihnen, wie sie sie lösen können.

Rood verweist auf laute Bürogärten, einen Overkill an Beratungen und Ablenkungen durch Mails, Apps oder andere Kommunikationsmittel. Diese Art der Ablenkung nimmt zu. Die Menschen haben nicht mehr den Raum, die Zeit oder die Ruhe, in der sie kreativ arbeiten können. Und ohne das geht das fantastische Potenzial all dieser brillanten Menschen verloren. Denn Kreativität gedeiht nur, wenn man wirklich Ruhe und Zeit hat, um Produkte zu schaffen. Wenn Menschen in einer stressigen Situation sind, funktioniert der präfrontale Kortex nicht mehr, sie kommen nicht auf neue Ideen. Und wenn Sie alle zehn Minuten gestört werden, können Sie nie tief in Ihr Gehirn eindringen. Dann können Sie nicht schreiben und sind nicht in der Lage, Software zu entwerfen oder zu programmieren. Deshalb coache ich diese Menschen und diese Unternehmen, damit alle ihre Entwickler in der richtigen Umgebung sind und über die Fähigkeiten verfügen, mit denen sie ihre Arbeit wirklich erledigen können.‘

Berufstätige haben oft Schwierigkeiten mit der Spannung zwischen ihrer eigentlichen Arbeit und der hohen Intensität ihres Arbeitsumfelds. Sie beschäftigen sich mehr mit den alltäglichen Problemen oder ihren E-Mails als mit ihrer eigentlichen Aufgabe. Oder es fällt ihnen schwer, zu einer Bitte eines Kollegen nein zu sagen. Es geht darum, all diese externen Impulse richtig zu steuern, damit Sie sich mit dem beschäftigen können, wofür Sie eingestellt wurden. Wenn Sie das nicht gut hinbekommen, geraten Sie in Stress und wenn es wirklich schief geht, in ein Burn-out. Sie brauchen Fähigkeiten, mit denen Sie sich abschirmen können, ohne ein Einsiedler zu werden.‘

Der Austausch von Erfahrungen mit hohem Arbeitsdruck ist ein wichtiger Teil des Zeitmanagement-Trainings.

‚Nein zu sagen ist zum Beispiel besonders schwierig, weil man glaubt, dass die Beziehung zu einem Kollegen unter einem ‚Nein‘ leidet oder dass es dann schwieriger wird, den Kollegen um einen Gefallen zu bitten. Aber diese Überzeugungen erweisen sich meist als falsch. Verwenden Sie nicht zu viele Worte, um Nein zu sagen, sondern seien Sie klar in Ihrer Botschaft. Alles beginnt damit, dass Sie sich über Ihre eigenen Ziele im Klaren sind, über das, was Sie wirklich tun wollen. Sobald Sie das wissen, können Sie viel leichter mit Impulsen aus Ihrem Umfeld umgehen.

Frank Rood ist ein Fanatiker des Zeitmanagements, da er sehr stressempfindlich ist und sich verantwortlich fühlt. Vor allem Perfektionisten und Menschen, denen es schwer fällt, Nein zu sagen, sind anfällig für Überlastung oder sogar für ein Burn-out. Ich weise alle Eigenschaften eines durchschnittlichen Auszubildenden auf und verstehe daher die Techniker, die zu diesen Schulungen kommen, sehr gut. Ich kenne ihren Job, ich verstehe ihre Arbeitsbedingungen und ich habe durch Versuch und Irrtum gelernt, damit umzugehen. In kurzer Zeit kann ich ihnen all diese Dinge beibringen.‘

Monotasking und Umgang mit Unterbrechungen

Der Schulungskurs von Rood beginnt mit einer ganztägigen Erläuterung der Theorie des Zeitmanagements, bei der die Teilnehmer auch miteinander üben können. Die theoretische Grundlage ist durchaus verständlich, das Problem liegt in der Umsetzung in die Praxis. Deshalb schauen wir uns am ersten Tag an, was eigentlich schief läuft, wo das Problem liegt und was die Leute erreichen wollen. Das Setzen von Zielen ist entscheidend. Sobald Sie Ihr Ziel erkannt haben, können Sie eine Auswahl treffen und bestimmen, welche Dinge Priorität haben und welche unnötig sind, weil sie nicht zu Ihrem Ziel beitragen. Dann werfen wir einen Blick auf die Tools und die Zeitmanagement-Matrix. Mit dieser Matrix können Sie bestimmen, was wichtig und dringend ist und wie Sie Ihre Aufgaben entsprechend sortieren können. Wir gehen auf Mono-Tasking ein, den Vorteil, nur eine Sache auf einmal zu erledigen und diese zu Ende zu bringen. Und wie man mit Unterbrechungen umgeht. Anschließend erstellen wir einen Plan, damit die Leute wirklich wissen, was sie am nächsten Tag bei der Arbeit anders machen werden. Und sie erhalten ein Hilfsmittel, das ihnen hilft, ihre Vorsätze einzuhalten: einen Buddy aus der Gruppe oder einen Kollegen, der in den folgenden Wochen bei der Einübung der Methode hilft. Denn alles ist darauf ausgerichtet, dass die Teilnehmer das Gelernte sofort umsetzen. Ich rufe sie während der Woche an, um zu hören, wie sie vorankommen.‘

Der Quadrant mit Aufgaben und Störungen, die nach Wichtigkeit und Dringlichkeit geordnet sind, ist ein einfaches Hilfsmittel, um in Ihrer verfügbaren Zeit Prioritäten zu setzen.

Nach drei Wochen findet ein weiteres halbtägiges Treffen statt, bei dem die Auszubildenden berichten, was gelungen ist und was nicht. Dieser Feedbacktag bildet die Grundlage für den Erfolg des Kurses. Weil die Kursteilnehmer wissen, dass sie am Feedback-Tag Rechenschaft ablegen müssen, machen sie sich tatsächlich an die Arbeit. Wenn wir uns wieder treffen, haben sie über einen Monat lang an neuen täglichen Gewohnheiten gearbeitet und ihr Verhalten strukturell verändert. Sie erstellen zum Beispiel jeden Morgen eine Aufgabenliste oder schalten E-Mail-Benachrichtigungen dauerhaft ab. Manche fragen mich, ob ich sie vier oder sechs Wochen nach dem Training noch einmal anrufen möchte, um sie zu bestärken. Oder sie erklären sich bereit, sich mit ihrem Kumpel zu treffen.‘

Drei Wochen später kommen die Teilnehmer für einen weiteren halben Tag zum Training zurück. Dieser halbe Tag ist die Grundlage für den Erfolg, denn die Teilnehmer fühlen sich dafür verantwortlich, sich zu engagieren. Wenn wir uns wiedersehen, haben sie einen Monat Zeit gehabt, ihre täglichen Gewohnheiten und ihr strukturelles Verhalten zu ändern“, sagt Dozent Frank Rood.

Eine bewusste Entscheidung

Auch Menschen, die auf ein Burn-out zusteuern, ein Burn-out haben oder sich gerade davon erholen, profitieren von Roods Training. Nicht zuletzt, weil er selbst auch ein Burn-out erlitten hat. Damals war er Manager in einer Abteilung, in der nach einer Umstrukturierung weniger Leute genau die gleiche Menge an Arbeit zu erledigen hatten. Ich fühlte mich schlecht wegen dieser Umstrukturierung, bei der ich eine Reihe von Leuten wegschicken musste. Alle waren überlastet und aus Verantwortungsbewusstsein gegenüber meinen Mitarbeitern habe ich schließlich versucht, sie zu retten, indem ich ihre Arbeit teilweise übernommen habe. Das ging lange Zeit gut, denn ich war stark und natürlich gut im Zeitmanagement. Mein privates Umfeld gab jedoch Alarmsignale. Zum Beispiel fragte mein Partner, ob alles in Ordnung sei, ich bemerkte, dass ich so müde war und schlecht schlief und mir alle möglichen Beschwerden einfing. Aber ich habe die Anzeichen ignoriert, denn in einem solchen Stressmodus ist man voller Adrenalin und sieht dann nicht, dass die Dinge schief laufen.‘

Rood ist im Urlaub zusammengebrochen. ‚Buchstäblich. Ich bin hingefallen und konnte nicht mehr aufstehen. Es war ziemlich schockierend für jemanden, der ein ziemlicher Kontrollfreak ist, völlig außer Kontrolle zu sein. Außerdem fühlte ich mich extrem schuldig: Ich hatte endlich Zeit mit meiner Familie verbracht und jetzt lag ich nur in meinem Zelt auf meinem eigenen…. Zum Glück war ich nach ein paar Tagen wieder auf den Beinen.‘

Nach diesem Urlaub änderte Rood seinen Kurs drastisch. Seitdem laufe ich zweimal pro Woche und das tue ich immer noch. Ich habe angefangen, viel langsamer zu machen und die Dinge leichter von mir abfallen zu lassen, ich musste nicht mehr die ganze Verantwortung übernehmen. Ich habe mich also ganz bewusst für meine Gesundheit und meine Familie entschieden. Und danach ging ich ziemlich schnell wieder arbeiten, obwohl ich von fast sechzig Stunden auf vierzig Stunden pro Woche zurückging. Und ich nahm mir zwischendurch einen Tag frei. Das hat geholfen.‘

Rood nennt den Kontrollverlust und den Körper, der die Kontrolle übernimmt, typisch für ein Burn-out. Ihr Körper versteht, dass Ihr Kopf nicht mehr damit umgehen kann und tritt einfach auf die Bremse. Der Trick ist, diese Symptome beim nächsten Mal zu erkennen, bevor Ihr Körper die Kontrolle übernimmt.

Er findet, dass er selbst sein größter Feind in dieser Hinsicht ist. Warum bin ich so fanatisch mit dem Zeitmanagement beschäftigt? Ich bin sehr stressempfindlich, fühle mich sehr verantwortlich, bin ein Perfektionist und beziehungsorientiert und kann kaum Nein sagen. Ich weise also alle Eigenschaften eines durchschnittlichen Auszubildenden auf und habe alle Fallstricke in mir. Deshalb verstehe ich die Techniker, die zu dieser Schulung kommen, auch so gut. Ich kenne ihre Arbeit, ich verstehe ihre Arbeitsbedingungen und ich habe durch Versuch und Irrtum gelernt, mit ihnen umzugehen. So können sie all diese Dinge während des Trainingskurses in kurzer Zeit lernen.

Frank Rood; ‚Misserfolge entstehen durch schlechte Organisation, verschiedene äußere Umstände und die Tatsache, dass die Menschen mit zu vielen Störungen umgehen müssen. Diese Unterbrechungen sind unnötig.‘

Zusätzlich zu diesem Kompetenztraining begleitet Rood Menschen auch auf individueller Basis als Coach. Dabei geht er auf tief sitzende Themen und Überzeugungen ein, die Hindernisse bei der Arbeit darstellen. Darüber hinaus achte ich auch auf Ernährung und Bewegung. Bei Menschen, die sich mitten in einem Burnout oder einer Krise befinden, schauen wir uns zunächst praktische Maßnahmen an: Wie kommen Sie zu mehr Schlaf? Wie sorgen Sie für sich selbst? Welche Art von Sport treiben Sie? Und was können Sie bei der Arbeit tun? Erst wenn das funktioniert, arbeiten wir an Ihren Überzeugungen. Letztlich lautet die Frage: Werden Sie am Ende Ihres Lebens das getan haben, was Sie tun wollten? Damit Sie auf dem Sterbebett nicht denken: Hätte ich doch nur mehr Zeit in meine Beziehung investiert, oder ich wünschte, ich hätte meine Kinder mehr gesehen, oder ich hätte diese Reise gemacht. Denn dann ist es zu spät. Mein größter Wunsch ist, dass die Menschen nicht in diese Situation geraten. Und dass sie zu dem Schluss kommen können, dass sie die Dinge getan haben, die sie tun wollten, Dinge, die ihrer Existenz einen Sinn geben.‘

Dieser Artikel wurde von Mathilde van Hulzen geschrieben, technische Redakteurin von High-Tech Systeme.