Innovatief en plezierig werken: de toolkit

Gepubliceerd op: 16 augustus 2018

Expert:

Frank Rood BSc

Trainer

Lees meer over Frank Rood

Deel

---

De hightechindustrie is opwindend en dynamisch. Maar als je het gevoel hebt dat je altijd achter de feiten aanloopt, dat je werk nooit af is en je je stress van het werk nog steeds mee naar huis neemt, dan is het hoog tijd om je manier van werken te veranderen. Frank Rood weet als ervaren systeemarchitect en technisch manager precies tegen welke obstakels je aan kunt lopen en hoe je die kunt overwinnen binnen timemanagement. Hij put ook rijkelijk uit eigen ervaring. Ik heb geleerd om te gaan met alle valkuilen die er zijn’.

Frank Rood (1968) kent timemanagement en de hightechwereld door en door. Na mijn studie werktuigbouwkunde, met als specialisatie precisietechniek, een opleiding die tegenwoordig onder mechatronica valt, ben ik mijn hele leven bezig geweest met multidisciplinaire elektronica en software. De eerste tien jaar van mijn carrière was ik betrokken bij productontwikkeling binnen de halfgeleiderindustrie, waaronder de ontwikkeling van machines en medische instrumenten. Na mijn tijd als systeemarchitect en technisch projectmanager werd ik manager van een mechanische afdeling. Later werd die functie steeds meer multidisciplinair, met combinaties tussen hardware, software en procestechnologie.

Kies wat je graag doet

Als manager begon Rood in 2000 met een onmogelijke opdracht. Naast het managen van een afdeling met meer dan vijftig medewerkers, zette hij zijn werk als ontwerper voort. Dit resulteerde in een enorme tijdsdruk, met de bijbehorende stress en slecht timemanagement. Om deze twee rollen te kunnen combineren, ben ik me gaan verdiepen in timemanagement. Toen ontdekte ik tools en middelen om slimmer met mijn beschikbare tijd om te gaan. Die vaardigheden heb ik meteen ingezet. Uiteindelijk lukte het me om zowel het project goed af te ronden als leiding te geven aan de afdeling. Dankzij de vaardigheden die ik heb geleerd. Ik vond het onderwerp zo leuk, dat ik mijn kennis deelde met collega’s en met de mensen aan wie ik leiding gaf.

Mijn laatste rol als R & D directeur bij Besi was inhoudelijk heel interessant, maar ik hield niet van de bijbehorende politiek aan de top van de organisatie. Ik realiseerde me dat ik veel gelukkiger thuiskwam na een dag waarin ik mensen had getraind of gecoacht hoe ze beter met hun werktijd om konden gaan. Daarom ben ik in 2013 fulltime begonnen met mijn eigen coachingsbedrijf. Nu heb ik de vrijheid om opdrachten te kiezen die ik leuk vind, waar ik energie van krijg en die echt waarde hebben voor anderen. Daarbij richt ik me vooral op de technische sector. Op dit moment werk ik bijvoorbeeld samen met een Zweeds bedrijf op het gebied van modulaire architectuur. Daarbij heb ik deels een adviserende rol en deels een rol als organisatiecoach om hun bedrijf en product modulairder te maken en vooral om ze op een andere manier te leren werken.

Overbodig overleg

Rood heeft zijn kennis en ervaring op het gebied van timemanagement nu omgezet in een training die specifiek gericht is op productontwikkelaars in de hightechwereld. Cursisten leren de vaardigheden waarmee ze de dingen die ze zelf belangrijk vinden ook echt voor elkaar krijgen. Ik sta al 25 jaar op de werkvloer van bedrijven die producten ontwikkelen en in die tijd heb ik bedrijven gezien waar het echt fantastisch gaat en de mooiste dingen worden gemaakt. Er zijn ook bedrijven geweest die compleet mislukt zijn, bedrijven waar ongelooflijk intelligente, mooie, slimme, creatieve mensen niet tot hun recht kwamen. En dat doet me echt pijn. Omdat die mislukkingen gebeuren bij bedrijven die slecht georganiseerd zijn of door allerlei externe factoren, en omdat mensen moeten werken in omstandigheden waarin er te veel verstoringen zijn. En die verstoringen zijn totaal onnodig.

Door een overkill aan overleg en afleiding door mail, apps of andere communicatiemiddelen hebben mensen niet meer de ruimte, de tijd of de rust om creatief te werken. Tijdens zijn training bespreekt Frank deze problemen met de deelnemers en vertelt hij hoe ze ze kunnen oplossen.

Rood verwijst naar lawaaierige kantoortuinen, een overkill aan overleg en afleiding door mail, apps of andere communicatiemiddelen. Dit soort afleiding neemt toe. Mensen hebben niet langer de ruimte, de tijd of de rust om creatief werk te doen. En zonder dat gaat het fantastische potentieel van al die briljante mensen verloren. Want creativiteit gedijt alleen als er echte rust en tijd is om producten te creëren. Als mensen in een stressvolle situatie zitten, werkt de prefrontale cortex niet meer, krijgen ze geen nieuwe ideeën. En als je elke tien minuten gestoord wordt, kun je nooit diep in je hersenen gaan. Dan kun je niet schrijven en geen software ontwerpen of coderen. Daarom coach ik deze mensen en deze bedrijven zodat al hun ontwikkelaars in de juiste omgevingen zitten en de vaardigheden hebben waarmee ze echt hun werk kunnen doen.

Professionals hebben vaak moeite met de spanning tussen hun eigenlijke werk en de hoge intensiteit van hun werkomgeving. Ze zijn meer bezig met dagelijkse zaken of hun e-mail dan met hun eigenlijke taak. Of ze vinden het moeilijk om nee te zeggen tegen een verzoek van een collega. Het gaat erom al die externe impulsen op de juiste manier te managen, zodat je jezelf bezig kunt houden met datgene waarvoor je bent aangenomen. Als je dat niet goed managet, krijg je stress en als het echt misgaat, een burn-out. Je hebt vaardigheden nodig waarmee je jezelf kunt afschermen zonder een kluizenaar te worden.’

Het delen van ervaringen over hoge werkdruk is een belangrijk onderdeel van de training in timemanagement.

“Nee zeggen is bijvoorbeeld bijzonder moeilijk omdat men gelooft dat de relatie met een collega onder een ‘nee’ zal lijden of dat het dan moeilijker wordt om de collega om een gunst te vragen. Maar die overtuigingen blijken meestal niet te kloppen. Gebruik niet te veel woorden om nee te zeggen, wees duidelijk in je boodschap. Het begint allemaal met duidelijk zijn voor jezelf over wat je eigen doelen zijn, wat je echt wilt doen. Zodra je dat weet, kun je veel gemakkelijker omgaan met impulsen uit je omgeving.’

Frank Rood is fanatiek met timemanagement omdat hij supergevoelig is voor stress en zich verantwoordelijk voelt. Vooral perfectionisten en mensen die moeilijk nee kunnen zeggen zijn gevoelig om overspannen te raken of zelfs een burn-out te krijgen. Ik vertoon alle kenmerken van een gemiddelde trainee en daarom begrijp ik de technici die naar deze trainingen komen zo goed. Ik ken hun werk, ik begrijp hun werkomstandigheden en ik heb met vallen en opstaan geleerd om ermee om te gaan. In korte tijd kan ik ze al die dingen leren.’

Monotasking en omgaan met onderbrekingen

De training van Rood begint met een hele dag uitleg over de theorie achter timemanagement, waarbij cursisten ook met elkaar kunnen oefenen. De theoretische basis is heel begrijpelijk, het probleem zit hem in het daadwerkelijk in praktijk brengen. Daarom kijken we de eerste dag naar wat er eigenlijk fout gaat, waar het probleem ligt en wat mensen willen bereiken. Het stellen van doelen is cruciaal. Als je je doel hebt vastgesteld, kun je keuzes maken en bepalen welke dingen prioriteit hebben en welke overbodig zijn omdat ze niet bijdragen aan je doel. Vervolgens kijken we naar de hulpmiddelen en naar de timemanagementmatrix. Met deze matrix kun je bepalen wat belangrijk en urgent is en hoe je je taken daarop kunt sorteren. We gaan in op mono-tasking, het voordeel van maar één ding tegelijk doen en dat ook afmaken. En hoe om te gaan met onderbrekingen. Vervolgens maken we een plan zodat mensen echt weten wat ze de volgende dag anders gaan doen op het werk. En ze krijgen een hulpmiddel om zich aan hun voornemens te houden: een buddy uit de groep of een collega die helpt met het oefenen in de methode gedurende de weken daarna. Want alles is erop gericht om mensen direct aan de slag te laten gaan met wat ze hebben geleerd. Ik bel ze gedurende de week om te horen hoe het gaat.

Het kwadrant met taken en onderbrekingen gerangschikt in volgorde van belangrijkheid en urgentie, is een eenvoudig hulpmiddel om prioriteiten te stellen in je beschikbare tijd.

Na drie weken is er een extra bijeenkomst van een halve dag, waarin de trainees vertellen wat wel en niet gelukt is. Deze feedbackdag vormt de basis voor het succes van de training. Omdat de cursisten weten dat ze op de feedbackdag verantwoording moeten afleggen, gaan ze ook echt aan de slag. Tegen de tijd dat we elkaar weer zien, hebben ze ruim een maand gewerkt met nieuwe dagelijkse gewoontes en het structureel veranderen van hun gedrag. Ze maken bijvoorbeeld elke ochtend een to-do lijst of zetten e-mailnotificaties permanent uit. Sommigen vragen me of ik ze vier of zes weken na de training nog eens wil bellen, ter versterking. Of ze spreken af om met hun buddy af te spreken.

Drie weken later komen de deelnemers terug voor nog een halve dag training. Deze halve dag is de basis voor succes, omdat de deelnemers zich verantwoordelijk voelen voor hun toewijding. Tegen de tijd dat we elkaar weer zien, hebben ze een maand gehad waarin ze hun dagelijkse gewoonten en structurele gedrag hebben veranderd”, zegt docent Frank Rood.

Een bewuste keuze

Ook mensen die op weg zijn naar een burn-out, een burn-out hebben of er net van herstellen, hebben baat bij Rood’s training. Niet in de laatste plaats omdat hij zelf ook een burn-out heeft gehad. In die periode was hij manager op een afdeling waar na een reorganisatie minder mensen precies evenveel werk moesten doen. Ik heb me rot gevoeld over die reorganisatie, waarbij ik een aantal mensen heb moeten wegsturen. Iedereen was toen overbelast en uit verantwoordelijkheidsgevoel voor mijn medewerkers probeerde ik ze uiteindelijk te redden door hun werk deels over te nemen. Dat ging lang goed, want ik was sterk en natuurlijk goed in timemanagement. Mijn privé-omgeving gaf wel alarmsignalen. Mijn partner vroeg bijvoorbeeld of alles in orde was, ik merkte dat ik zo moe was en slecht sliep en allerlei kwaaltjes kreeg. Maar ik negeerde de signalen, want in zo’n stressmodus zit je vol adrenaline en dan zie je niet dat het misgaat.’

Rood stortte in op vakantie. ‘Letterlijk. Ik viel neer en kon niet meer opstaan. Het was best schokkend voor iemand die nogal een controlfreak is, om helemaal over de rooie te gaan. Bovendien voelde ik me ontzettend schuldig: Ik had eindelijk tijd om met mijn familie door te brengen en nu lag ik alleen maar in mijn tent op mijn eigen …. Gelukkig was ik na een paar dagen weer op de been.’

Na die vakantie gooide Rood het roer drastisch om. Sindsdien loop ik twee keer per week hard en dat doe ik nog steeds. Ik ging veel rustiger aan doen en liet dingen makkelijker van me afglijden, ik hoefde niet meer alle verantwoordelijkheid op me te nemen. Ik koos dus heel bewust voor mijn gezondheid en mijn gezin. En daarna ging ik vrij snel weer aan het werk, ook al ging ik van bijna zestig uur naar veertig uur per week. En ik nam tussendoor een dag vrij. Dat hielp.’

Rood noemt het verlies van controle en een lichaam dat het overneemt typerend voor een burn-out. ‘Je lichaam begrijpt dat je hoofd het niet meer aankan en trapt gewoon op de rem. De kunst is om die symptomen de volgende keer te herkennen voordat je lichaam het overneemt.’

Hij vindt zichzelf in dit opzicht de grootste vijand. ‘Waarom ben ik zo fanatiek bezig met timemanagement? Ik ben super stressgevoelig, voel me erg verantwoordelijk, ben perfectionistisch en relatiegericht en kan moeilijk nee zeggen. Ik vertoon dus alle kenmerken van de gemiddelde stagiair en heb alle valkuilen in me. Daarom begrijp ik de technici die naar deze training komen zo goed. Ik ken hun werk, ik begrijp hun werkomstandigheden en ik heb met vallen en opstaan geleerd met ze om te gaan. Dus al deze dingen kunnen ze tijdens de training in korte tijd leren.

Frank Rood; ‘Mislukkingen komen voort uit een slechte organisatie, verschillende externe feiten en het feit dat mensen te maken hebben met te veel verstoringen. Die verstoringen zijn niet nodig.

Naast deze vaardigheidstraining begeleidt Rood als coach mensen op individuele basis. Daarbij gaat hij dieper in op diepliggende thema’s en overtuigingen die belemmeringen in het werk vormen. ‘Daarnaast besteed ik ook aandacht aan voeding en beweging. Bij mensen die midden in een burn-out of crisis zitten, kijken we eerst naar praktische maatregelen: hoe krijg je meer slaap? Hoe zorg je goed voor jezelf? Wat voor soort beweging doe je? En wat kun je op je werk doen? Pas als dat werkt, werken we aan je overtuigingen. Uiteindelijk is de vraag: heb je aan het eind van je leven gedaan wat je wilde doen? Zodat je op je sterfbed niet denkt: had ik maar meer tijd besteed aan mijn relatie, of had ik mijn kinderen maar meer gezien of had ik die reis maar gemaakt. Want dan is het te laat. Mijn grootste wens is dat mensen niet in die situatie terechtkomen. En dat ze kunnen concluderen dat ze de dingen hebben gedaan die ze wilden doen, dingen die zin geven aan hun bestaan.

Dit artikel is geschreven door Mathilde van Hulzen, tech editor van High-Tech Systemen.