Mehr Prozess hilft nicht

In den letzten Wochen war ich auf drei verschiedenen Konferenzen, auf denen ich Präsentationen hörte, die sich um ein gemeinsames Thema drehten: Wenn wir nur mehr Struktur und mehr Prozesse in das jeweilige Thema einbringen würden, wenn wir nur mehr Schritte und mehr Kontrollpunkte einführen würden, mehr Leute einbeziehen würden und so weiter, dann würden alle Probleme, die wir mit diesem Produkt-Roadmapping, diesen Innovationsinitiativen, diesen Geschäftsentwicklungsaktivitäten haben, auf magische Weise verschwinden.

Obwohl die meisten zustimmen würden, dass dies offensichtlich falsch ist, ist es eine Tatsache, dass in vielen Unternehmen, Universitäten und staatlichen Einrichtungen genau das passiert. In der Organisation gibt es ein Problem, vielleicht sogar eines, das in den Medien aufgedeckt wird und das Management in ein schlechtes Licht rückt, was zu einem Befehl von oben führt, das Problem zu „beheben“. Der anschließende Prozess ist für diejenigen, die ihn miterlebt haben, offensichtlich. Zunächst wird der Prozess beschrieben, der dazu geführt hat, dass das Problem aufgetaucht ist. Anschließend werden alle Maßnahmen und anderen Faktoren überprüft, um festzustellen, was schief gelaufen ist. Schließlich wird ein neuer Prozess eingeführt oder ein bestehender Prozess aktualisiert, um die wahrgenommenen Einschränkungen, Lücken oder Schwächen der derzeitigen Arbeitsweise zu beheben.

Nach der Einführung besteht der nächste Schritt darin, die Durchsetzung der neuen Arbeitsweise sicherzustellen. Es liegt auf der Hand, dass der neue oder aktualisierte Prozess zusätzlichen Aufwand bedeutet und die effiziente Ausführung der Aufgaben erschwert. Bevor Sie sich also voreilig daran machen, die bestehenden Prozesse im Unternehmen weiter zu verkomplizieren, möchte ich Ihnen fünf Faktoren ans Herz legen.

Erstens: Eine der Sorgen, die viele ignorieren, die aber offensichtlich ist, wenn man darüber nachdenkt, ist, dass die Zukunft im Grunde genommen ungewiss ist. Wenn wir zurückblicken, wissen wir genau, was geschehen ist. Folglich ist es offensichtlich, was der optimale Weg gewesen wäre, um ein Problem zu lösen. Wenn wir jedoch an dem Punkt stehen, an dem eine Entscheidung getroffen werden muss, tun wir dies mit erheblicher Unsicherheit über die Auswirkungen.

Zweitens kann es, je nach Unternehmenskultur, sehr schwierig sein, darauf hinzuweisen, dass Einzelne aus einem grundlegenden Mangel an Kompetenz heraus gehandelt haben. Es ist wichtig zu erkennen, dass Inkompetenz nicht durch mehr Prozesse geheilt werden kann. Inkompetenz erfordert, dass Sie Ihre Mitarbeiter schulen oder, falls sich das als undurchführbar erweist, sie durch neue Mitarbeiter ersetzen.

Drittens: Je mehr Prozesse eingeführt werden und je mehr sie durchgesetzt werden, desto mehr konzentrieren sich die Mitarbeiter darauf, den Prozess korrekt zu befolgen, anstatt sich auf das Erreichen des gewünschten Ergebnisses zu konzentrieren. Dies führt zu einem grundlegenden Mangel an Verantwortlichkeit in der Organisation. Jeder versteckt sich hinter der Einhaltung des Prozesses und übernimmt keine Verantwortung für die gewünschten Ergebnisse.

Viertens können zu viele Prozesse mehr Probleme verursachen, als sie lösen. Da Prozesse geschaffen werden, um wiederholbar zu sein und auf eine Vielzahl unterschiedlicher Situationen angewendet werden zu können, ist eine zu detaillierte Prozessdefinition in den meisten Situationen per Definition unwirksam. Vor allem in Unternehmen, die großen Wert auf die Einhaltung von Prozessen legen, können die Ineffizienzen und der Schaden, der durch das blinde Befolgen von Prozessen entsteht, enorm sein und möglicherweise sogar so weit gehen, dass das Unternehmen in Schwierigkeiten gerät.

Schließlich werden in den meisten Organisationen, mit denen ich zusammenarbeite, Prozesse und Methoden von Personen entwickelt, die außerhalb des Bereichs stehen, was bedeutet, dass sie von den Auswirkungen der Prozess- und Methodendefinitionen nicht betroffen sind. Obwohl sie die Aufgabe nicht wirklich ausführen, besteht eine starke Tendenz, als „Monday Morning Quarterbacks“ zu agieren, eine Anspielung auf die montäglichen Watercooler-Meetings in vor allem US-amerikanischen Unternehmen, bei denen die Schwächen des Quarterbacks eines Teams diskutiert werden. Das Interessante daran ist, dass die Kritik in der Regel von Leuten kommt, die selbst niemals als Quarterbacks in Frage kommen würden.

Abschließend: Bevor Sie in die ‚mehr Prozess‘-Falle tappen, fragen Sie sich bitte, ob es helfen würde, die Zukunft besser vorherzusagen, ob es Ihren Mitarbeitern vielleicht an Kompetenz mangelt, ob Sie die Verantwortlichkeit fördern, ob die Ursache vielleicht zu viel Prozess ist und ob Sie auf sogenannte Experten hören, die die Situation eigentlich nicht ausreichend verstehen.