Projektleitung, die Kunst, was man nicht tun sollte

Veröffentlicht am: 19 März 2024

Autor:

René Raaijmakers

Technischer Redakteur, Autor, Geschäftsführer

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Experte:

Dr. Wilhelm Claussen

Trainer

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In seinem Workshop zur Projektleitung möchte Wilhelm Claussen die Teilnehmer dazu befähigen, ihre Rolle als Projektleiter zu reflektieren und sie dabei unterstützen, Momente zu schaffen, in denen sie ihre Teams und Stakeholder auf das Projektziel ausrichten. Alles mit dem Ziel, Projekte erfolgreich zu machen und die Arbeit als Projektleiter zu einem lohnenden persönlichen Entwicklungsweg zu machen.

Irgendwann in seiner Karriere erlebte Wilhelm Claussen einen Schlüsselmoment, als er für ein deutsches Unternehmen an einem Projekt in Amerika arbeitete. Obwohl er sich an die vom Hauptsitz des Unternehmens vorgegebenen Richtlinien hielt, stieß er bei der Führung seiner Mitarbeiter aufgrund lokaler Besonderheiten auf unvorhergesehene Herausforderungen, die unüberwindbarer waren als die technische Aufgabe selbst. Dies führte letztlich zu einem epischen Scheitern des Projekts, verschaffte ihm aber eine tiefgreifende Lernerfahrung.

Dieser Rückschlag war die Initialzündung für das, was er heute als seinen Projektmanagement-Stil betrachtet, den er nun erfolgreich in seinen Kursen am High Tech Institute unterrichtet. Aufgrund seiner 26-jährigen Erfahrung in der Projektleitung ist er der Meinung, dass es jenseits der verschiedenen Schulen des Projektmanagements einige universelle Prinzipien und Methoden gibt, die gute Projektleiter beherrschen sollten. Er hat beobachtet, dass solche Personen für Unternehmen von unschätzbarem Wert sind, da sie sich in einem sich schnell verändernden und verstreuten Umfeld zurechtfinden können.

„Viele Projektmanager müssen heute international und in einem multipolaren Umfeld arbeiten, in dem sich die Spielregeln schnell ändern. Ein proaktiver Umgang damit ist der Schlüssel zum Erfolg. Andernfalls werden selbst gute technische Ideen aufgrund schlechter Führung nie zu einem erfolgreichen Produkt.“

Sie machen einen klaren Unterschied zwischen Projektmanagement und Projektleitung, warum ist das so?

„Diese Unterscheidung hat sich für mich im Laufe der Zeit herauskristallisiert:

Für mich geht es bei der Projektleitung darum, wie Sie Projektmitglieder und Stakeholder anleiten, die wichtigen Dinge zum richtigen Zeitpunkt zu tun. Und es geht um die Person, die im Projekt als Leuchtturm fungiert und Richtung und Anleitung gibt. Das macht Projektleitung zu etwas sehr Persönlichem.

„Projektmanagement ist dagegen die Abfolge von Aktionen, die den Plan für die Ausführung erstellen. Es wird durch ein überschaubares Set von Werkzeugen für eine bestimmte Projektumgebung abgedeckt und ist quasi das Handwerkszeug des Projektmanagers.

„Ich möchte die Erfahrungen, die ich als Projektleiter gesammelt habe, weitergeben. Das bedeutet, dass ich möchte, dass die Menschen sich ihrer selbst bewusst werden, dass sie verstehen, wo sie sich in ihrem Projekt befinden und dass ich ihnen helfe zu verstehen, wie sie ihr Umfeld beeinflussen können. Das ist es, worum es bei der Führung geht: wirkungsvolle Momente zu schaffen und sie zu nutzen.“

Heißt das, dass Ihr Projektmanagement-Workshop kein Projektmanagement-Kurs ist?

„Ja – und nein!

Zunächst einmal bieten viele Institutionen Projektmanagement-Kurse an. Sie erklären Schritt für Schritt nach dem von ihnen gewählten Modell (z.B. Agile, Wasserfall, V-Modell…), was und wie man bei verschiedenen Arten von Projekten vorgeht. Und natürlich befassen wir uns auch mit den grundlegenden Elementen des Projektmanagements, denn das prägt unser Arbeitsumfeld durch und durch.

So weit -Ja, Sie lernen die wichtigsten Elemente des Projektmanagements kennen.

Darüber hinaus werden wir uns aber auch mit dem Aspekt der Führung befassen und damit, wie man mit Ungewissheit und unbeständigen Umgebungen umgeht. Mit anderen Worten, die Frage, wie man für das Unbekannte plant.

Wie strukturiere ich zum Beispiel ein technologisches Entwicklungsprojekt, bei dem ich nicht wissen KANN, was der richtige Weg zum Ergebnis ist? Wie verhindere ich, dass alle anderen Teilprojekte von einem chaotischen Teilprojekt weggefegt werden?

Wie können Sie in unbeständigen Umgebungen verstehen, welcher Teil als Nächstes erledigt werden muss, und ihn vorantreiben?

Meine Leidenschaft ist es, Menschen beizubringen, wie sie diese Herausforderung in einer hochtechnischen, integrationsorientierten Umgebung meistern können. Also bei Lieferungen, bei denen der endgültige Zweck des Projekts nur erreicht werden kann, wenn ALLE Unterlieferungen zusammen funktionieren, wie in der Automobilindustrie, der Halbleiterindustrie oder dem Sondermaschinenbau.

Für mich bedeutet das, dass es Spaß macht, auf den weißen Wellen zu reiten, anstatt ständig zu ertrinken und Wasser zu schlucken.

In dieser Hinsicht – nein, es handelt sich nicht um einen normalen Projektmanagement-Kurs!

Was war die wichtigste Erfahrung, die Sie dazu gebracht hat, die Bedeutung von Führung in Ihrer eigenen Karriere zu fördern?

„In meinen ersten Projekten fühlte ich mich in meiner Rolle als Projektmanager oft wie ein Opfer, gefangen in den Aufgaben und Zeitplänen, die von anderen vorgegeben wurden, ohne selbst klare Lösungen finden zu können. So schloss ich mich anderen Projektmanagern an, die sich über knappe Ressourcen, unzureichende Budgets und fehlende Werkzeuge beklagten. Ein trauriger Weg, der in eine Sackgasse führt.

Eines Tages verstand ich, dass ich auf meinem Weg Risiken und Ungewissheiten akzeptieren musste. Teil meiner Führungsphilosophie wurde es, diese Risiken zu managen, sie zu akzeptieren und mit der Unsicherheit umzugehen. Im Wesentlichen erforderte dies die Bereitschaft, „unbekannte Unbekannte“ proaktiv in identifizierbare Risiken zu verwandeln, die ich verwalten und kontrollieren konnte. So würde ich es heute ausdrücken.“

Der Begriff „Führung“ ist zu einem Modewort geworden. Warum verwenden Sie ihn?

„Ich stimme dieser Beobachtung zu, aber ich verwende sie, weil ich keinen besseren Begriff habe.

Um dies ein wenig zu erweitern: Projektführung geht über bloße Methoden oder manipulative Taktiken hinaus. Sie wurzelt in der Überzeugungskraft eines konsistenten und ganzheitlichen Charakters. Mein Ziel ist es, den Einzelnen dazu zu ermutigen, über das Wesen einer Führungspersönlichkeit nachzudenken und es zu erfassen, indem er nach innen statt nach außen schaut.

Sie müssen nicht nur Ihr eigenes Team managen, sondern auch die Erwartungen Ihrer Kunden erfüllen!

„Führung bedeutet vor allem, die Interessengruppen zu managen, die es überall gibt. Ich werde die Teilnehmer dabei anleiten, diese Stakeholder zu identifizieren und ihre oft unausgesprochenen Erwartungen zu verstehen. Diese Einsicht ist entscheidend für das effektive Management all dieser Stakeholder: Kunden, Lieferanten, technische Experten und Projektmitglieder. Das Ziel ist es, sich konstruktiv mit ihnen auseinanderzusetzen und sie auf dem Weg zu einem gemeinsamen Ziel mitzunehmen.

Es geht also wieder nur um Kommunikation?

Das ist es nicht ganz. Es beginnt mit einer soliden Grundlage an Projektmanagement-Tools und Erfahrung. Was einen Projektleiter jedoch wirklich auszeichnet, ist seine Fähigkeit, kulturelle, sprachliche und organisatorische Barrieren zu überwinden, um erfolgreiche Projektergebnisse zu erzielen. Dies erfordert die Entwicklung eines einzigartigen persönlichen Stils.

Projektmanagement bedeutet, alles auf dem Radar zu haben. Projektmanagement ist die Kunst, Prioritäten zu setzen. Es ist die Kunst, das wegzulassen, „was Sie nicht tun müssen“.

Welche Auswirkungen haben diese kulturellen Unterschiede?

„Ich habe lange Zeit in Asien, Deutschland, den USA, Osteuropa und den Niederlanden gearbeitet. Die Menschen in den verschiedenen Kulturen tragen ihre Sorgen, ihre Konflikte, aber auch ihren Unglauben und ihre Meinungsverschiedenheiten auf ganz unterschiedliche Weise durch die verschiedenen Ebenen der Organisationen. Das ist normal und kann für den Fortschritt des Projekts nützlich sein.

Ein guter Projektmanager kann damit umgehen, indem er diese Herausforderungen erkennt, bevor sie zu einem Problem werden. Und Sie müssen in der Lage sein, auf diese Zeichen zu hören und Ihren Managementstil an diese unterschiedlichen kulturellen Aspekte anzupassen.

Nur zur Erinnerung: In den meisten anderen Kulturen als der niederländischen oder deutschen sind Uneinigkeit und Unverbindlichkeit stillschweigend akzeptiert.

Was sind weitere typische Hürden?

„Unterschiedliche Erfahrungsniveaus und Persönlichkeiten spielen eine entscheidende Rolle. Sie müssen sich anpassen und verstehen, mit welcher Art von Menschen Sie es zu tun haben. Denn alle Menschen bevorzugen eine Kommunikation, die ihre eigene Sprache spricht. Es geht nicht nur um Vokabeln und Worte, sondern auch um Gefühle, Metaphern und kulturelle oder persönliche Überzeugungen. Ein Projektleiter muss also seine Botschaft in die verschiedenen Sprachen seiner Empfänger im Projekt übersetzen.

„Optimal auf Kollegen einzugehen, ohne die eigene Persönlichkeit zu verlieren, ohne völlig opportunistisch zu werden, das ist die Aufgabe eines guten Projektleiters.

Das wird sich natürlich mit der Zeit entwickeln. Aber die gute Nachricht ist, dass es bestimmte Fragen, bestimmte Ideen und Konzepte gibt, die Sie üben können. Sie werden Ihnen sehr helfen, den nächsten Schritt zu tun.

Wie sieht die Zukunft des Projektmanagements aus, wenn Sie sich die neuen Möglichkeiten der KI ansehen?

Ich möchte diese Frage in drei Teilen behandeln.

Erstens bieten die aktuellen Projektmanagementsysteme für wiederholte Lieferungen, die wir als „Projekte“ bezeichnen, bereits einen hohen Automatisierungsgrad für Routineaufgaben. Dieser Trend wird sich in den kommenden Jahren wahrscheinlich fortsetzen und die Replikation komplexer Projekte erleichtern, wie Snowden feststellt. Projektmanager müssen ihre Strategien und Projektdesigns an die Programmierlogik dieser Systeme anpassen.

Zweitens: Originelle Projekte – einzigartige und unvorhersehbare Projekte werden aufgrund der ungewissen Auswirkungen der künstlichen Intelligenz (KI) auf das Projektmanagement weiterhin menschliche Führung erfordern. Während KI zunehmend Routineaufgaben übernehmen wird, ist die menschliche Aufsicht für originelle Projekte entscheidend.

Der dritte Aspekt ist der faszinierendste: Wenn wir über Führung sprechen, geht es im Grunde um die Interaktion von Mensch zu Mensch. Mit dem Aufkommen echter künstlicher Intelligenz stehen wir vor der Herausforderung, diese in Führungsrollen innerhalb von Projekten zu integrieren. Das bedeutet, dass Aufgaben, Projektstrukturen und Prioritäten von intelligenten Maschinen definiert und gemeinsam im Projektteam ausgeführt werden.

Da künstliche Intelligenz jedoch mit regelbasierten Modellen arbeitet, wird sich die menschliche Führungsfunktion von der direkten Aufgabenanweisung auf die Definition fairer und effektiver Regeln verlagern. Das bedeutet, dass die Verantwortung für kollaborative und effiziente Projektteamarbeit beim Projektmanager verbleibt, auch wenn sich die Tools und Methoden ändern.

Was ist heute in der Führung wichtig?

Führung, wie ich sie definiere, ist in unserem täglichen Leben allgegenwärtig, denn sie erfordert, dass die Führungskraft den Zweck versteht und weiß, wie sie kommunizieren muss, um andere zur Mitarbeit zu motivieren. Wir arbeiten in hochspezialisierten Organisationen, so dass es keine Rolle spielt, ob Sie ein Techniker, Ingenieur oder Gruppenleiter sind. Ich würde erwarten, dass jeder Fachexperte in der Lage und bereit ist, die Organisation in den Aspekten zu führen, die zu seinem Fachgebiet gehören.

Bei der Führung in unserem heutigen Arbeitsumfeld geht es immer darum, individuelle Ziele durchzusetzen, die zur Erreichung des Gesamtergebnisses notwendig sind. Dazu gehört auch, andere zu beeinflussen, damit sie verstehen, was wir wollen und umgekehrt, damit wir verstehen, was sie wollen. Darum geht es bei der Führung auf allen Ebenen, rund um die Uhr.“

Dieser Artikel wurde von René Raaijmakers, dem technischen Redakteur von High-Tech Systems, geschrieben.