Wie stelle ich fest, was wichtig ist?

Veröffentlicht am: 10 Dezember 2020

Experte:

Jaco Friedrich MSc

Content partner, course leader, trainer

Lesen Sie mehr über Jaco Friedrich

Teilen

---

Ein Unternehmensberater fragt:

In meinem Job habe ich mit zahlreichen Projekten von verschiedenen Kunden zu tun. Diese Vielfalt macht die Arbeit spannend, aber der Stapel von Memos und Berichten wird mir zu viel. Wenn ich abends nach Hause komme, kann ich vor lauter Anrufen, E-Mails und Besprechungen nicht mehr das tun, was ich mir vorgenommen hatte. Das ist sehr frustrierend und ich werde immer öfter darauf hingewiesen, dass ich Fristen nicht einhalten kann. Wie schaffe ich aus diesem Chaos Ordnung?

Der Kommunikationstrainer antwortet:

Die Theorie der Prioritätensetzung ist einfach, aber die Anwendung ist sehr schwierig. Und warum? Weil viele Faktoren gleichzeitig im Spiel sind, die von Mensch zu Mensch und von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz variieren und sich zudem ständig ändern. Wichtige Faktoren sind zum Beispiel die Dynamik der Arbeit, das Ausmaß, in dem Sie delegieren können, das Niveau der Menschen um Sie herum und natürlich Ihre eigene Persönlichkeit. Persönliche Tendenzen, die es Ihnen schwer machen können, sind Perfektionismus (‚ich werde nie fertig, weil es zu 110 Prozent richtig sein muss‘), Gefälligkeit (‚wenn ich sage, dass ich es nicht mache, wird er mich nicht mehr mögen‘), Katastrophendenken (‚wenn ich einen Fehler mache, geht alles furchtbar schief, also zögere ich es hinaus‘), Enthusiasmus (‚ich mag alles, fertig zu werden ist etwas, worin ich weniger gut bin‘) und Hilfsbereitschaft (‚ich helfe anderen gerne, also komme ich kaum zu meiner eigenen Arbeit‘). All diese persönlichen Faktoren in Kombination mit den sich ständig ändernden Umständen bedeuten, dass Sie sich ständig bewusst und aktiv mit der Festlegung von Prioritäten beschäftigen müssen.

Wie machen Sie das? Kurz gesagt, die Theorie. Die Priorität einer Aufgabe wird durch den Faktor ‚Wichtigkeit‘ und den Faktor ‚Zeit‘ bestimmt. Ob etwas wichtig ist, hängt in erster Linie von Ihrer Hauptaufgabe ab. Wofür werden Sie bezahlt? Angenommen, Sie sind Architekt, dann ist die Arbeit an der Architektur einer Maschine wichtig. Eine Besprechung zu arrangieren oder eine Berechnung durchzuführen, die vielleicht ein Ingenieur erledigen könnte, ist weniger wichtig. Als nächstes prüfen Sie die Dringlichkeit. Muss die Aufgabe schnell erledigt werden oder kann man sie liegen lassen? Und für wie lange?

Anhand dieser beiden Kriterien entscheiden Sie, wie viel Zeit Sie für eine Aufgabe aufwenden und wann. Ist sie wichtig und dringend? Dann erledigen Sie sie sofort und gut. Wenn sie wichtig und nicht dringend ist, können Sie die Arbeit einplanen oder einen Anfang machen. Ist sie nicht wichtig, aber dringend? Lassen Sie die Arbeit von jemand anderem erledigen oder verbringen Sie selbst so wenig Zeit wie möglich damit. Nicht wichtig und nicht dringend? Ignorieren Sie sie!

Prüfen Sie sich selbst: Was macht den größten Druck, die größte Dringlichkeit oder die größte Bedeutung? Richtig, Dringlichkeit. Wir leben in der Täuschung des Tages. Wir geben dem Druck nach. Jemand an Ihrem Schreibtisch, eine E-Mail, alles erfordert jetzt unsere Aufmerksamkeit. Einiges davon müssen Sie tun, um die Dinge am Laufen zu halten, aber einiges davon ist reine Zeitverschwendung. Die Zeit, die Sie dadurch verlieren, fehlt Ihnen bei der Erledigung der wichtigen Aufgaben, die dadurch ebenfalls dringend werden.

Das Setzen von Prioritäten erfordert daher eine aktive Haltung und ein regelmäßiges Nein, aber mit einer Begründung. Der Ansatz ist wie folgt.

1) Erstellen Sie für sich selbst eine Liste der wichtigsten und schwierigsten Aufgaben, die Sie unbedingt erledigen müssen.

2) Stellen Sie sicher, dass Sie in Ihrem Kalender Zeit für diese Aufgaben einplanen, und seien Sie bereit, dies mit Nachdruck zu verteidigen.

3) Achten Sie darauf, genügend Zeit für alle möglichen „Zwischenaufgaben“ einzuplanen (durchschnittlich dreißig Prozent).

4) Seien Sie darauf vorbereitet, Ihre Tagesordnung und Planung bei Bedarf jederzeit anzupassen.

Ein letzter Ratschlag: Machen Sie einen realistischen Zeitplan und teilen Sie mit, was Sie tun können und was nicht. Das macht Sie zu einem zuverlässigen Kollegen. Die Welt wird sich nicht nach Ihrem Zeitplan richten. Sie werden ständig flexibel sein müssen, aber verlieren Sie nie Ihre Hauptziele aus den Augen.