Hoe bepaal ik wat belangrijk is?

Gepubliceerd op: 10 december 2020

Expert:

Jaco Friedrich MSc

Content partner, course leader, trainer

Lees meer over Jaco Friedrich

Deel

---

Een managementconsultant vraagt:

In mijn werk heb ik te maken met meerdere projecten van verschillende klanten. Die afwisseling maakt het werk spannend, maar de stapel memo’s en rapporten wordt te veel. Als ik ’s avonds naar huis ga, heb ik niet kunnen doen wat ik had gepland door alle telefoontjes, e-mails en vergaderingen. Het is erg frustrerend en ik krijg steeds vaker commentaar op het niet halen van deadlines. Hoe schep ik orde in deze chaos?

De communicatietrainer antwoordt:

De theorie over prioriteiten stellen is eenvoudig, maar het toepassen ervan is o zo lastig. Waarom? Omdat er veel factoren tegelijk spelen die van persoon tot persoon en van werkplek tot werkplek verschillen en bovendien voortdurend veranderen. Belangrijke factoren zijn bijvoorbeeld de dynamiek van het werk, de mate waarin je kunt delegeren, het niveau van de mensen om je heen en natuurlijk je eigen persoonlijkheid. Persoonlijke neigingen, die het je moeilijk kunnen maken, zijn perfectionisme (‘nooit afmaken, want het moet 110 procent goed’), pleasen (‘als ik zeg dat ik het niet doe, vindt hij me niet meer aardig’), rampdenken (‘als ik een fout maak, gaat het vreselijk mis, dus stel ik uit’), enthousiasme (‘ik vind alles leuk, afmaken is iets waar ik minder goed in ben’) en behulpzaamheid (‘ik help graag mensen, dus aan mijn eigen werk kom ik nauwelijks toe’). Al deze persoonlijke factoren in combinatie met alle voortdurend veranderende omstandigheden maken dat je voortdurend bewust en actief bezig moet zijn met het stellen van prioriteiten.

Hoe doe je dat? In het kort, de theorie. De prioriteit van een taak wordt bepaald door de factor ‘belangrijkheid’ en de factor ’tijd’. Of iets belangrijk is, hangt in de eerste plaats af van je kerntaak. Waar word je voor betaald? Stel dat je architect bent, dan is werken aan de architectuur van een machine belangrijk. Een vergadering regelen of een berekening maken die misschien een ingenieur zou kunnen doen, is minder belangrijk. Vervolgens controleer je de urgentie. Moet het snel gebeuren of kan het nog even wachten? En voor hoe lang?

Op basis van deze twee criteria beslis je hoeveel tijd je aan een taak besteedt en wanneer. Is het belangrijk en dringend? Dan doe je het nu en goed. Als het belangrijk en niet dringend is, kun je het werk inplannen of een begin maken. Is het niet belangrijk maar wel dringend? Laat iemand anders het werk doen of besteed er zelf zo weinig mogelijk tijd aan. Niet belangrijk en niet dringend? Negeer ze!

Ga eens bij jezelf na: wat geeft de meeste druk, urgentie of belang? Juist, urgentie. We worden geleefd door de waan van de dag. We geven toe aan druk. Iemand aan je bureau, een e-mail, alles vraagt nu om aandacht. Sommige van die dingen moet je doen om de zaak draaiende te houden, maar andere zijn tijdverspilling. De tijd die je hierdoor verliest, kom je tekort voor het uitvoeren van de belangrijke taken, die daardoor ook urgent worden.

Prioriteiten stellen vereist dus een actieve houding en regelmatig nee verkopen, maar met een rechtvaardiging. De aanpak is als volgt.

1) Maak voor jezelf een lijst van de belangrijkste en moeilijkste taken die je echt moet doen.

2) Zorg ervoor dat je tijd vrijmaakt in je agenda om deze taken uit te voeren en wees bereid om dit met hand en tand te verdedigen.

3) Zorg ervoor dat je genoeg tijd overlaat voor allerlei ’tussendoor’-dingen (gemiddeld dertig procent).

4) Wees bereid om je agenda en planning op elk moment aan te passen als dat nodig is.

Een laatste advies: maak een realistische planning en communiceer wat je wel en niet kunt doen. Zo word je een betrouwbare collega. De wereld draait niet volgens jouw schema. Je zult voortdurend flexibel moeten zijn, maar verlies nooit je hoofddoelen uit het oog.