BCN wil weer aan de slag

Diep in de klauwen van de COVID-19 pandemie is de eerste helft van 2020 op zijn zachtst gezegd interessant geweest. Maar terwijl Nederland, en de rest van de wereld, probeert om te gaan met het nieuwe coronavirus, werken High Tech Institute en trainingspartner BCN er hard aan om weer over te gaan tot de orde van de dag. Tenminste, zoveel mogelijk.

We kunnen gerust zeggen dat het coronavirus het leven zoals we dat kennen heeft veranderd. Vergaderingen via Zoom, Skype en Teams zijn de norm geworden nu grote aantallen mensen thuiswerken en groepen en bijeenkomsten vermijden. Nu de overheid de pandemische maatregelen begint af te zwakken en de economie weer op gang probeert te krijgen, lopen bedrijven over een koord vol veiligheidsprotocollen in een poging om weer aan het werk te gaan – zij het niet helemaal terug naar normaal. Een bedrijf dat deze weg heeft afgelegd is Business Centre Nederland (BCN), dat multifunctionele locaties biedt voor zakelijke evenementen, vergaderingen, testen en diverse trainingen.

BCN zou herkenbaar moeten zijn voor deelnemers van de technische en professionele trainingen van High Tech Institute, aangezien de locatie Eindhoven de thuisbasis is van het overgrote deel van de trainingen van High Tech Institute. Maar toen het coronavirus toesloeg en groepsbijeenkomsten werden verboden, gooide dat meteen roet in het eten voor de trainingskalender van 2020.

“Op 16 maart waren we genoodzaakt onze deuren voor 11 weken te sluiten,” vertelt Ton ten Haaf, Operationeel Manager van BCN. “Begin juni gingen we weer open, maar omdat er enige onzekerheid was over wat we konden verwachten en omdat we in het begin maar maximaal 30 gasten per dag konden verwelkomen, hebben we ons aangepast aan de behoeften van onze klanten en ons ook gericht op virtuele klaslokalen in plaats van fysieke. Op dit moment is onze belangrijkste focus echter het plannen en voorbereiden om mensen veilig terug te krijgen in de fysieke setting, omdat we verwachten dat de aantallen in september en daarna zullen toenemen.”

Ton ten Haaf, operationeel manager BCN Eindhoven.

Nieuw normaal

Als je de afgelopen maanden ergens bent geweest, heb je waarschijnlijk gemerkt dat bedrijven nieuwe voorzorgsmaatregelen nemen om de mogelijke verspreiding van virussen te beperken. En terwijl de wereld probeert weer een beetje normaal te worden, heeft BCN gewerkt aan een veiliger ‘nieuw normaal’. “Zodra we in maart onze deuren moesten sluiten, begonnen we aan een periode van 11 weken van intensieve planning en communicatie met onze klanten. We zijn meteen begonnen met het opstellen van verschillende protocollen om mensen zo veilig mogelijk te houden zodra ze terugkeerden,” beschrijft Jenny Rennenberg, accountmanager bij BCN.

“Het begint al tijdens het reserveringsproces, ruim voordat iemand arriveert. We communiceren met onze klanten om de specifieke aantallen en behoeften te bepalen, zodat we geschikte accommodaties kunnen maken – vooral de 1,5 meter afstand. Iets anders wat we doen is alle gasten van tevoren het kamernummer laten weten, zodat ze zich meteen kunnen melden bij de trainingsruimtes en niet in de rij hoeven te staan in de lobby.”

Dit zijn niet de enige verschillen die bezoekers en trainingsdeelnemers zullen opmerken wanneer ze naar BCN komen. “We hebben ook de in- en uitgangen gesplitst. Normaal gesproken gebruikt het in- en uitgaande verkeer dezelfde ruimte, maar nu hebben we tape, pijlen en borden geplaatst om bezoekers door verschillende gangen en trappen te leiden om contact te voorkomen,” zegt ten Haaf. “We moedigen mensen aan om de trap te gebruiken, maar als ze de lift nodig hebben of liever gebruiken, vragen we ze om dat één voor één te doen, want de ruimte is erg smal.”

Tape, pijlen en borden helpen om bezoekers door verschillende gangen en trappen te leiden om contact te vermijden.

Persoonlijk en online

Een andere voorzorgsmaatregel die BCN heeft genomen is dat de zalen nu zijn opgezet in een “examen”-stijl, met rijen en kolommen van tafels die elk minimaal 1,5 meter uit elkaar staan. “Hoewel we nog steeds de intimiteit van de u-vormige opstelling kunnen bieden, betekent het aanhouden van de afstandsmaat van 1,5 meter dat de capaciteit iets lager is. Door gebruik te maken van de examenopstelling kunnen we meer mensen ontvangen. Het komt echt neer op de behoeften van de klant,” zegt Rennenberg. Met BCN’s aandacht voor gezondheid en veiligheid en de implementatie van alle noodzakelijke voorzorgsmaatregelen, is er gewoon niet dezelfde ruimte als voorheen. In totaal kan het trainingscentrum in Eindhoven nu nog maar ongeveer 130 van de normale capaciteit van 280 personen herbergen.

“Dat is een behoorlijke klap, in termen van wat we normaal gesproken aankunnen,” zegt ten Haaf. “Maar met de onzekerheid van het virus zijn er nog steeds mensen die zich ongemakkelijk voelen bij het reizen en het bijwonen van persoonlijke trainingen. Om beter aan hun behoeften te voldoen, werken we samen met onze klanten om bijeenkomsten te organiseren die zowel hier op locatie als online in de virtuele wereld kunnen plaatsvinden, zodat we het beste van beide werelden bieden. Dus ik zou zeggen dat we het eigenlijk best goed doen.” “Ja, en als er behoefte is aan een evenement of training voor grotere aantallen mensen, kunnen we meerdere ruimtes gebruiken die verbonden zijn met tv’s, en sprekers of trainers kunnen vanuit elk van de ruimtes langskomen en uitzenden,” voegt Rennenberg toe.

Bijvullen

Ondanks het feit dat BCN bijna drie maanden dicht moest en de zomervakantie een langzame periode was, ziet het er naar uit dat het een sterk jaar zal hebben – zelfs op hetzelfde niveau als 2019. “We hebben al een paar in-person trainingen kunnen hervatten en de feedback die we krijgen van onze klanten en deelnemers is zeer bemoedigend,” vertelt Rennenberg. “Tot nu toe zijn de reacties erg positief. We merken dat de meeste mensen echt de voorkeur geven aan de fysieke lessen boven de virtuele, en we horen dat bezoekers blij zijn dat ze dit soort dingen eindelijk weer op locatie kunnen doen, vooral met alle maatregelen die we hebben genomen.”

Dat sentiment is natuurlijk zeer welkom en lijkt waar te zijn. Sinds de bredere versoepeling van de nationale coronamaatregelen begin juli bellen de klanten van BCN non-stop. “Een uitdaging waar we doorheen moesten werken is de planning. De meeste van onze klanten boeken lang van tevoren, zelfs tot volgend jaar,” benadrukt Rennenberg. “Nu krijgen we veel telefoontjes van mensen die tijdens de shutdown moesten annuleren en die nu in de tweede helft van dit jaar een nieuwe afspraak willen maken. Dat heeft nogal wat planning en aanpassingen in de planning gevergd, maar tot nu toe vinden we dat het heel goed gaat en we verwachten een sterke afsluiting van 2020.

Dit artikel is geschreven door Collin Arocho, tech redacteur van Bits&Chips.