Bram Bergen (Adimec)
Afleidingen en onderbrekingen zijn de vijanden van efficiënt werken. Om door te zetten en je dagelijkse taken op schema te houden, zijn tijdmanagementvaardigheden een noodzaak. Bent u op zoek naar hulpmiddelen en tips om uw efficiëntie op het werk te verbeteren? Met de training “Time management in innovatie” van High Tech Institute zit u goed.
Ondanks de economische vertraging als gevolg van de Covid-19 pandemie, merken veel bedrijven dat de productiviteit is toegenomen omdat we onze manier van werken volledig hebben veranderd. Terwijl thuiswerken voor sommigen betekent dat ze niet hoeven te reizen en een meer ontspannen start hebben, zitten anderen ’s ochtends, ’s middags en ’s avonds achter de computer. Combineer dat met de onophoudelijke stroom van onderbrekingen, variërend van instant messages, e-mails en telefoontjes tot huisdieren, mensen en pakketbezorgingen – soms voelt het alsof er gewoon niet genoeg uren in een dag zitten om alles gedaan te krijgen.
Het goede nieuws is dat het niet allemaal tegelijk hoeft en dat een beetje prioriteiten stellen en goed timemanagement al een wereld van verschil kunnen maken. Maar net als alle technische vaardigheden die je in je werk laat zien, moet ook deze specifieke set vaardigheden worden ontwikkeld. Enter: High Tech Institute’s training “Time management in innovatie” – bedoeld om ingenieurs en vernieuwers de middelen te geven om stress te verlichten en de efficiëntie op de werkplek te verhogen.
Bram Bergen, softwareontwikkelaar bij Adimec.
Liever vroeger dan later
“Bram Bergen, softwareontwikkelaar bij Adimec Advanced Image Systems – een specialist in het ontwikkelen van hoogwaardige industriële camerasystemen die worden gebruikt door wereldwijde OEM’s, systeemintegrators en overheidsaannemers voor drie belangrijke marktsegmenten: machine vision, medische en wereldwijde beveiligingstoepassingen. “We ontwikkelen camera’s op maat voor een breed scala aan toepassingen, maar dat betekent dat we onze camera’s moeten afstemmen op de specifieke behoeften van de klant met behoud van robuustheid en betrouwbaarheid.”
Om aan deze strenge verwachtingen te voldoen, werkt Bergen nauw samen met de ontwikkelings-, productie- en prototypingteams van Adimec om testsoftware te bouwen waarmee deze camera’s extreme uitdagingen zoals temperatuur-, trillings- en kalibratietests kunnen doorstaan. Naarmate de orders en projecten binnenstroomden, begon Bergen echter te merken dat het werk zich opstapelde.
'I wanted to see how I could get more organized and keep from forgetting things on my growing list'.'
“Toen besloot ik dat ik me voor de cursus wilde inschrijven. Ik had nog steeds het gevoel dat ik op een plek was waar ik alles aankon, maar zodra het allemaal door elkaar begon te lopen en te overlappen, wist ik dat het problemen zou geven. Daarom heb ik ervoor gekozen om de cursus eerder te volgen dan later,” legt Bergen uit. “Mijn doel was om wat tips en trucs te krijgen over hoe ik meer structuur in mijn werk kan krijgen en hoe ik meer tijd kan creëren voor gefocust werk gedurende mijn dag. Maar ik wilde ook zien hoe ik georganiseerder kon worden en hoe ik dingen op mijn groeiende lijst niet kon vergeten.”
Tijdregistratie
Een deel van het groeiende probleem voor Bergen, zoals velen zich kunnen voorstellen, is dat hij van oudsher een jaknikker was. Zijn ambitie om zijn team te helpen bloeien, betekende dat hij bijna elke taak op zich nam waarvoor hij werd gevraagd, en ze werden allemaal een prioriteit. “Ik had altijd het gevoel dat ik mijn tijd moest besteden aan het onmiddellijk beantwoorden van e-mails en Skype-berichten omdat ze heel belangrijk waren – mijn collega’s rekenden op me en hadden me nodig. Maar door dat te doen, werd ik voortdurend afgeleid, wat leidde tot overwerken om alles af te krijgen,” beschrijft Bergen. Het was duidelijk dat deze manier van werken niet vol te houden was. “Wat ik echt nodig had, was een aantal technieken leren om controle te krijgen over mijn agenda en prioriteiten te stellen in mijn werk.”
'Your brain is interrupted and forced to switch directions – a well-known killer of working efficiency'.'
Dit werd nog duidelijker toen Bergen de dagelijkse tijdregistratieoefening voor de cursus invulde, waarin je wordt gevraagd om je hele werkdag te loggen – elk telefoontje, elke e-mail, elke minuut die je aan geconcentreerd werk besteedt, alles. Het doel: je laten zien hoe vaak je hersenen worden onderbroken en gedwongen worden om van richting te veranderen – een bekende dooddoener van efficiënt werken.
“Er waren veel goede lessen te leren in de training, sommige nieuw en sommige oud, maar de tijdregistratie was echt een eye-opener voor mij. In één dag loggen telde ik zo’n 60 wissels – en dat voelde als een gemakkelijke dag zonder veel verstoringen,” illustreert Bergen. “Toen begon ik me pas echt te realiseren hoeveel onderbrekingen ik elke dag kreeg. Een e-mail beantwoorden, nu belt er iemand, oh, hier is een collega aan mijn bureau, daar is Skype weer. Toen klikte het allemaal. Misschien hoef ik niet overal meteen op te reageren.”
Daling
Hier zag Bergen een kans om een aantal van de tactieken die hij in de cursus had geleerd echt toe te passen, zoals het blokkeren van tijd in zijn agenda om zich meer op projecten te concentreren, het afwijzen van vergaderingen die niet absoluut noodzakelijk waren en het minimaliseren van afleidingen. “Ik ontdekte dat het uitschakelen van meldingen voor Skype en e-mail cruciaal voor me was. Ik probeerde eerst om ze op de achtergrond aan te laten staan terwijl ik werkte, maar het bleek echt een afleiding te zijn,” zegt Bergen. “De waarheid is dat het voor niemand een probleem was om mijn collega’s even te laten wachten voordat ze reageerden, zodat ik me op mijn werk kon concentreren. Als het echt belangrijk was, belden of liepen ze gewoon even langs.”
Een van de belangrijkste dingen die Bergen heeft geleerd is dat het belangrijk is om meer aan zichzelf te denken. “In het verleden gaven familie en collega’s me instructies over hoe ik mijn tijd in balans moest houden, maar ik begreep hun redenering erachter niet. Nu heb ik het gevoel dat deze cursus me echt inzicht en redenering heeft gegeven over waarom dat zo belangrijk is,” zegt Bergen.
“Daarom zorg ik er nu voor dat ik tijd voor mezelf inplan. Als een week extreem druk is en ik me moe begin te voelen, probeer ik het de volgende week wat rustiger aan te doen of neem ik een lange lunch en ga ik fietsen om mijn hoofd leeg te maken. Door een aantal van de tools te gebruiken die we tijdens de training bij High Tech Institute hebben gekregen, merk ik dat ik veel gestructureerder en georganiseerder werk en het voelt alsof ik meer gedaan krijg met veel minder stress.”
Tijdens de training over timemanagement wordt de theorie meteen in de praktijk gebracht.
Dit artikel is geschreven door Collin Arocho, tech editor van Bits&Chips.
Recommendation by former participants
By the end of the training participants are asked to fill out an evaluation form. To the question: 'Would you recommend this training to others?' they responded with a 9 out of 10.
High Tech Institute organiseert het hele jaar door de training "Time management in innovatie".
Blijf op de hoogte
Ontvang onze maandelijkse updates
