Hoe geef ik directe feedback aan collega’s die dat niet gewend zijn?

Gepubliceerd op: 10 september 2020

Expert:

Jaco Friedrich MSc

Content partner, course leader, trainer

Lees meer over Jaco Friedrich

Deel

---

Een ingenieur vraagt:

Ik werk met veel collega’s uit verschillende culturen. De meesten van hen zijn niet gewend aan hoe we elkaar in Nederland feedback geven. Toch is het nodig om aan te geven wat iemand kan of moet verbeteren als iets niet goed gaat. Hoe pak ik dat aan?

De communicatietrainer antwoordt:

Feedback gaat over het overbrengen van een boodschap aan de ander zonder de relatie te verstoren. De directe ‘Nederlandse’ manier werkt misschien niet goed als je werkt met culturen die hier niet aan gewend zijn. De volgende tien punten zullen je helpen.

1) Om te beginnen is het altijd goed om bij jezelf na te gaan of je de feedback geeft om de ander te helpen en de situatie te verbeteren, en niet alleen om je autoriteit te bevestigen of iemand een schop onder zijn kont te geven.

2) Het is belangrijk om te investeren in het opbouwen van een vertrouwensrelatie met je medewerkers voordat je ze feedback geeft. De meest waardevolle feedback heb je waarschijnlijk zelf gekregen van mensen die dicht bij je staan. Het opbouwen van relaties gebeurt in veel landen vaak buiten werktijd. Het kan dus helpen om hier regelmatig aandacht aan te besteden.

3) In Aziatische en Arabische landen is het belangrijk om gezichtsverlies te vermijden. Het kan daarom nuttig zijn om te beginnen met subtielere feedback om dingen gedaan te krijgen. Stel dat je ziet dat één onderdeel in een rapport fouten bevat. Noem dan hoe goed een deel is. De ander zal oppikken dat het andere deel nog aandacht nodig heeft. Als je zoiets tegen een Amerikaan of Nederlander zegt, zal hij je feedback niet begrijpen en liever hebben dat je direct zegt wat er nog fout is, want dat gaat sneller. Begin eerst subtiel; als je boodschap dan niet wordt opgepikt, kun je altijd directer worden. Terugkrabbelen als de kat al uit de zak is, is moeilijker.

4) Richt je feedback op gedragingen en kenmerken van het werk in plaats van te oordelen. In plaats van “Je werk is slordig” zeg je “Deze presentatie heeft drie fouten”. In plaats van “Dit rapport is onvolledig” kun je zeggen “Ik zou graag een extra tabel zien”.

5) Om gezichtsverlies te voorkomen, kun je ook de passieve spreekmodus gebruiken in plaats van de actieve. Dit klinkt als het volgende: ”De balie was vanmorgen een kwartier onbezet” in plaats van ”U was te laat”. Dan vermijd je persoonlijke beschuldigingen. De aangesprokene kan uit de opmerking afleiden dat het zijn verantwoordelijkheid was om op tijd te zijn en dat de afwezigheid werd opgemerkt. In veel talen is dit passieve taalgebruik al ingebakken. Als je dit niet gewend bent, kan het moeite kosten.

6) Zeg wat je wel wilt in plaats van wat je niet wilt. Stop hiermee” klinkt als een standje, of je nu 2 of 52 bent. Dus, “Probeer het op deze manier te doen” in plaats van “Dit is niet de manier”.

7) Het hele team aanspreken op bijvoorbeeld het naleven van de nieuwe werkregels maakt de druk op het individu minder direct. Collegiale druk kan er dan voor zorgen dat die persoon zich toch aan de regels houdt zonder dat je hem of haar daar rechtstreeks op hoeft aan te spreken.

8) Spreek liever zacht dan hard. Een rustige stem kan een gespannen situatie ontspannen en maakt het makkelijker voor de werknemer om je boodschap te horen.

9) Het is vooral belangrijk om respect te tonen voor de persoon aan wie je feedback geeft. Je kunt dit laten zien door samen tijd door te brengen. Of door de ander om advies te vragen of iemand naar hem of haar toe te sturen voor advies. Ook jezelf betrekken bij de oplossing laat zien dat niemand alle antwoorden alleen heeft en dat je de visie van de ander waardeert. Je zegt bijvoorbeeld “Laten we eens kijken hoe we dit kunnen oplossen”.

10) Geef tot slot complimenten. Je werknemer kan zich ongemakkelijk voelen als er te veel specifieke aandacht is voor zijn persoonlijke prestaties. In dat geval is het beter om met de hele groep uit eten te gaan en iedereen op die manier te belonen. Een compliment kan dan gegeven worden in een één-op-één situatie.