Jaco Friedrich MSc
Gepubliceerd op:
18 december 2020
Expert:
In maart kwam het als een schok: thuiszitten en thuiswerken. Wat hebben we de afgelopen periode geleerd over wat wel en niet werkt? En wat kun je hiervan leren voor de toekomst?
De voor- en nadelen van werken op afstand blijken nauw met elkaar samen te hangen en worden grotendeels bepaald door de situatie. Het soort werk, de onderlinge relatie tussen degenen die samenwerken en de persoonlijkheid van de individuele werknemer zijn bepalende factoren of online goed of helemaal niet werkt. Hoe zit dat?
Al snel tijdens de corona crisis werd duidelijk dat er veel meer mogelijk is met werken op afstand dan we dachten. Het hielp natuurlijk dat de online tools veel stabieler en geavanceerder zijn dan jaren geleden. Er is meer mogelijk. Thuiswerken voorkomt ook de vervelende en tijdrovende file. En als je thuis rustige omstandigheden hebt, kan het je helpen om geconcentreerd te werken. Dus voor sommigen kan het zelfs de productiviteit verhogen. Velen hebben ook ervaren dat dit niet voor iedereen geldt. Als het thuis onrustig is of de muren komen omhoog en je hebt behoefte aan echte mensen om je heen, dan kunnen een paar dagen op kantoor een zegen zijn. Voorlopig gaan we ervan uit dat het ook na de pandemie een combinatie blijft van werken op kantoor en thuis. Hopelijk blijft het voor iedereen mogelijk om zijn eigen optimale balans te kiezen.
Jaco Friedrich is competentie-eigenaar van de Soft skills & leiderschapstrainingen.
Non-verbale communicatie
Wanneer zijn online conference calls minder effectief? Drie factoren bepalen dit. Ten eerste: wanneer de relatie tussen de gesprekspartner onder druk staat en een conflict op de loer ligt (of al ligt), werkt online minder goed. Je mist immers een deel van de non-verbale communicatie en daardoor is ‘aanvoelen’ hoe iemand erin zit een stuk lastiger. Zeker als je met meerdere mensen in een videoconferentie zit. Je bent snel te direct of niet duidelijk genoeg omdat je niet ziet hoe iemand reageert op je boodschap. Het is minder makkelijk om bij te sturen. Dit vergroot het risico dat je elkaar kwijtraakt.
Dit speelt ook een rol in situaties waarin je kritisch moet zijn op elkaars werk, bijvoorbeeld tijdens een belangrijke beoordelings- of beslissingsvergadering. De kans is groter dat je in discussie raakt of dat mensen de aansluiting verliezen en afhaken. Het risico bestaat dat de kwaliteit van beoordelingen hierdoor achteruit gaat.
Ten tweede is het bij conference calls moeilijker om snel op elkaar te reageren zonder door elkaar heen te praten. Het is online minder soepel om contact met elkaar te maken. Voor creatieve sessies is het daarom meestal beter om elkaar fysiek te ontmoeten.
De derde factor bij telefonische vergaderingen is of de deelnemers elkaar al kennen. Als dat het geval is, de relatie goed is en er wederzijds vertrouwen is, dan zal online werken ook een stuk beter gaan. Is dat vertrouwen er nog niet en zijn de deelnemers nieuw voor elkaar, dan zal de groepsvorming trager verlopen dan normaal. Een andere factor is dat je meer of minder toevallige ontmoetingen mist. Momenten waarop je ‘bij iemand langsgaat’, meeluistert met anderen, iets afstemt of informeel kletst. Het deel van de informatie dat je normaal gesproken op deze ongedwongen manier gedurende de dag oppikt, gaat volledig verloren.
Camera en microfoon aan
Wat betekent dit? Waarschijnlijk zal werken op afstand blijven bestaan. De vraag is dus hoe je er het beste uit kunt halen en de valkuilen kunt vermijden. Hier zijn een paar praktische regels. Om het non-verbale zo min mogelijk te missen, raad ik aan om in eerste instantie altijd de camera’s aan te zetten. Op deze manier ben jij zichtbaar voor de anderen en de anderen voor jou. Dit geldt voor alle deelnemers aan de vergadering. Mogelijk geeft dit bandbreedteproblemen. Zet echter niet uit voorzorg je camera uit. Zet hem aan; je kunt hem altijd weer uitzetten.
Een volgend principe is dat je je microfoon niet dempt als je niet praat. Aan- en uitzetten is een drempel – hoe klein ook – om snel op elkaar te kunnen reageren. Dus advies: laat hem aan. Tenzij je hond blaft of de buurman aan het boren is.
Om elkaar op de hoogte te houden, kan het handig zijn om elke ochtend te beginnen met een ‘stand-up’. Iedereen vertelt kort hoe het gaat en wat hij of zij die dag gaat doen. Zo pik je op hoe het met elkaar gaat, wie hulp nodig heeft of waar je misschien met elkaar mee kunt denken. Bovendien creëer je zo een moment om je werkdag met een duidelijke focus te beginnen. Dat helpt weer om te voorkomen dat je motivatie daalt. Als je geen team hebt, kan een accountability buddy de oplossing zijn. In gewoon Nederlands: iemand met wie je elke ochtend de dag doorneemt en die je scherp houdt (‘Heb je dit gisteren afgemaakt?’, ‘Heb je ze al om hulp gevraagd of stel je dat uit tot morgen?’).
Daarnaast geldt voor iedereen: zorg elke dag voor lichamelijke activiteit, zorg dat je sociale contacten hebt, zorg dat je even buiten bent, neem elk uur een korte pauze en leg je computer uit het zicht als je klaar bent met werken. Eigenlijk zijn dit sowieso goede routines, dus je kunt deze tijd gebruiken om een aantal goede gewoontes in te slijten.
High Tech Institute biedt nu ook online of blended cursussen aan
Blijf op de hoogte
Ontvang onze maandelijkse updates
