Hoe vertel ik het een ander?

Gepubliceerd op: 10 oktober 2020

Expert:

Jaco Friedrich MSc

Content partner, course leader, trainer

Lees meer over Jaco Friedrich

Deel

---

Een senior ingenieur vraagt:

Ik geef inhoudelijk leiding aan een team van ingenieurs en daarbij loop ik nogal eens vast. Ik vind bijvoorbeeld dat een van mijn engineers dingen anders moet doen, maar ik kom niet tot hem door met mijn kritiek. Ik ben bang dat ik het werk later opnieuw moet doen. Hoe krijg ik de ingenieur zover dat hij naar mijn kritiek luistert?

Ik heb ook een collega van wie ik informatie nodig heb. Ik heb hem al een paar keer op zijn donder gegeven, maar het mocht niet baten. Ik ben het zat. Door deze irritatie ben ik bang dat als ik er iets van zeg, het er niet ‘netjes’ uit zal komen. Hoe ga ik hiermee om?

De communicatietrainer antwoordt:

In beide situaties gaat het om feedback geven. Met andere woorden, iemand vertellen wat je denkt, met als doel het gedrag te verbeteren. Dit is een lastige zachte vaardigheid, vooral als het gaat om negatieve kritiek. Hier komen twee valkuilen om de hoek kijken: je ontwijkt het onderwerp, waardoor de boodschap niet tot hem/haar doordringt, of je bent te bot, wat de relatie schaadt. We kiezen er vaak voor om deze valkuilen te vermijden door gewoon niets te zeggen. Dit zorgt er natuurlijk niet voor dat het probleem verdwijnt. Erger nog: het wordt erger. Het is zelfs zo dat als je na lang aarzelen je mond opentrekt, je opgekropte kritiek er inderdaad te ongenuanceerd uitkomt. Dus wat je wilde vermijden, ontstaat in feite, namelijk een discussie die nergens toe leidt.

Als je niet oppast, trek je de conclusie dat ‘er iets van zeggen’ de volgende keer ook geen goed idee is. De drempel om feedback te geven wordt dus hoger. Dat is slecht nieuws, want als mens kunnen we alleen leren door feedback te ontvangen. Als we ons niet bewust zijn van wat we doen en wat het effect is, kunnen we ons gedrag niet aanpassen aan wat nodig is. Kortom: als je je wilt ontwikkelen, heb je feedback uit je omgeving nodig. Of je dat nu leuk vindt of niet. Dit geldt dus ook voor je collega. Met deze intentie wordt het al makkelijker om iets te gaan zeggen. Je zegt het immers om de situatie te verbeteren, om de ander te helpen zich te verbeteren.

Om het gedrag van de collega effectief te beïnvloeden en je feedback te laten landen, zijn vier stappen nodig. De stappen zijn allemaal nodig en je neemt ze een voor een.

Stap 1: Kondig aan dat je iets wilt zeggen over het werk of de samenwerking (duik niet meteen in de inhoud). De ander weet dan dat hij of zij moet opletten. Zeg bijvoorbeeld: “Ik wil met je praten over wat me is opgevallen (of wat me dwars zit)”.

Stap 2: Benoem concreet en feitelijk het gedrag van de ander en welk effect het heeft op jou en/of het werk (dit kan ook een emotie zijn). Zeg dus niet: ‘Je pakt het verkeerd aan’. Dit is niet duidelijk. Zeg: ‘Ik zie dat je voor de derde keer je werk later aflevert dan we hebben afgesproken’ (gedrag van de ander). Ik loop daardoor achter met mijn werk en heb daardoor te weinig tijd om het goed te doen (effect op het werk). Ik ben bang dat ik vastloop en maak me daar zorgen over. Bovendien irriteert het me dat je je niet aan onze afspraak houdt (effect op mij)’. Merk op dat we vaak het effect op jezelf vergeten, waardoor de boodschap net niet tot hem/haar doordringt.

Stap 3: Neem een stap terug en laat de ander reageren. Dit doe je door een vraag te stellen. Zeg bijvoorbeeld: “Herken je dit?” of “Wat vind je hiervan?” en wacht vervolgens op antwoord (een stilte van minstens vier seconden stimuleert de ander om te reageren). Dit kan even ongemakkelijk zijn voor de ander. Als dat zo is, betekent het dat je boodschap overkomt. Het is belangrijk om het even te laten rusten en je niet te haasten naar de oplossing.

Stap 4: Heb je een besluit genomen? Zoek samen naar een oplossing. Goede feedback kunnen geven is geen garantie voor succes. Het geeft je wel handvatten waarmee je de meeste situaties positief kunt beïnvloeden.