Wanneer je product en je bedrijf complexer worden, is een eenvoudige methode om het proces te beheren essentieel.

Gepubliceerd op: 15 mei 2019

Auteur:

René Raaijmakers

Technisch schrijver, auteur, algemeen directeur

Lees meer over René Raaijmakers

Expert:

Frank Ploegmakers MSc

Trainer

Lees meer over Frank Ploegmakers

Deel

---

Een goed configuratiemanagementproces voor het maken van hightechsystemen zorgt voor kostenbesparing, slagkracht en volledig transparante ontwikkeling en productie. Frank Ploegmakers, trainer bij High Tech Institute, vertelt over obstakels en veelgemaakte fouten bij configuratiemanagement. ‘Degenen die verantwoordelijk zijn voor technologie, ontwikkeling en operations zijn niet altijd in staat om de essentie van de Configuration Management complexiteit te begrijpen.’

Binnen een hightech organisatie produceren hordes ingenieurs een enorme hoeveelheid technische gegevens: deelontwerpen van printplaten, motoren, sensoren, mechanische en optische componenten, noem maar op. Elektronica-ingenieurs, software-ontwerpers, optische ingenieurs, mechanische ingenieurs: ze hebben allemaal hun eigen computertools. Zelfs prototyping zelf verschuift naar de virtuele omgeving. Haal de ontwerptools weg uit een hightech bedrijf en je kunt het net zo goed sluiten.

De discipline Configuration Management is ontwikkeld om de samenhang van al deze ontwerpinformatie te controleren. Het zorgt ervoor dat verschillende disciplines samen aan een ontwerp kunnen werken en dat het proces van ontwerp tot geleverd product wordt gecontroleerd.

Het is moeilijk te geloven, maar slechts een klein deel van de hightech machinebouwers heeft een configuratiebeheerproces en -methode gespecificeerd en geïmplementeerd binnen de juiste ICT-tools. ‘Dit bestaat in veel bedrijven niet’, zegt Frank Ploegmakers, trainer productconfiguratiebeheer bij het High Tech Institute. ‘ Configuratiebeheertools zijn nodig om alle ontwerpgegevens uit te wisselen, te testen, te beveiligen, op te slaan en in een structuur te plaatsen. Ik denk dat slechts een klein deel van de machinebouwers hun ontwikkelings- en productieprocessen heeft gedocumenteerd en deze op de juiste manier gebruikt, en bijvoorbeeld begrijpt wat baselining inhoudt.’

Inzicht in complexiteit is een voorwaarde voor configuratiemanagement,” zegt Frank Ploegmakers, docent systeemconfiguratiemanagement.

Baselining

Om uit te leggen wat baselining is en om relatieve kwesties te verduidelijken, maken we een uitstapje naar een ideale wereld. In deze wereld leveren ingenieuze mechanica-, elektronica- en software-ingenieurs in nauw overleg perfecte deelontwerpen. Ze zijn – wonder boven wonder – allemaal in één keer goed. Iedereen is blij: dat werkt! We kunnen produceren! De verantwoordelijke geeft het startsein en de ontwerpafdeling stelt een baseline op. Hierin wordt het machineontwerp nauwkeurig vastgelegd: materialen, samenstelling, inkoopdelen, modules, samenhang (denk aan geometrie en kwaliteitsspecificaties) en de bijbehorende software. Productie kan aan de slag met het maken van de machine en de inkoopafdeling kan gaan bestellen.

Was het maar zo eenvoudig, verzucht elke technicus. In de praktijk zijn er veel ontwerplagen. Verbetering volgt op verbetering. Voor je het weet zit de mechanica-afdeling aan versie 3, de elektronica-afdeling aan versie 6 en het softwareteam aan versie 4.11. Ook geen ramp, want als er eenmaal een baseline is getekend, is de machine ook tot in detail gedefinieerd. Ook geen ramp, want als er eenmaal een baseline is getekend, is de machine ook tot in detail gedefinieerd.

Honderden kleine en grote verbeteringen observeren

In de praktijk liggen de zaken anders. Zelfs na het ‘opstellen van de baseline’ blijven we verbeteringen aanbrengen. Een onderdeel in versie nummer 5 zit in de baseline, maar de fabrikant heeft toch iets gevonden dat het beter of goedkoper maakt. Daarom zal de productie versie nummer 6 moeten nemen. Zelfs dan is er geen probleem, maar in de praktijk werken veel technici en disciplines allemaal aan hun eigen deelontwerp.

Dan blijken er ineens honderden kleine tot grote verbeteringen losgelaten te worden op een basislijn. Welke persoon houdt nog het hele overzicht? Wie kent nog de relatie tussen het product of de machine bij de klant en de baseline binnen de eigen organisatie? Ploegmakers zegt: ‘Met de complexe producten en systemen van tegenwoordig heb je iets nodig waar je het overzicht over kunt houden, zodat het duidelijk is wat iedereen op elk moment precies aan het doen is, terwijl alle wijzigingen aan baselines volledig transparant zijn. Een groot deel van de machinebouwers heeft hun ontwikkel- en productieprocessen goed ingericht, een klein deel gebruikt ze daadwerkelijk waarvoor ze bedoeld zijn.’

Software

In de softwareontwikkeling is configuratiebeheer trouwens overal gemeengoed. Aan het eind van een dag ontwikkelen controleren de engineers in die discipline hun softwarecode en wordt er een build gedraaid: het maken van het programma met alle recente toevoegingen. Ploegmakers vindt dat deze werkwijze ook door andere disciplines zou moeten worden toegepast. ‘Gek genoeg doen bedrijven wel aan software configuration management, maar passen ze het niet toe op systeemniveau.’

Volgens Ploegmakers komt dit omdat veel bedrijven zich (nog) niet realiseren dat dit hun grote probleem is. ‘Als ik tegen een softwaremanager zeg: “Ik verwijder nu uw softwareconfiguratiesysteem”, dan zal hij volledig in paniek raken, want dan kan hij zijn software-output niet meer uitvoeren. Maar in de meeste product- of machinebouworganisaties zijn er medewerkers op een hoger niveau die moeten waken over multidisciplinaire systeemintegratie met tienduizenden of zelfs honderdduizenden componenten, terwijl dat in dit geval niet zo is. Als ik er met softwaremensen over praat, zeggen ze tegen me: ‘Frank, je hebt zojuist een gevoelige snaar geraakt.’

Tijdstempels

Een complicerende factor is de tijd tussen het opstellen van de basislijn en een werkende machine. Bij software ziet iedereen het resultaat de volgende ochtend, maar bij hardware duurt het maanden. Met een grote kans dat er wijzigingen doorheen glippen die niet met iedereen zijn afgestemd.

Dat voorkom je door een configuratiemanagementsysteem te gebruiken, zegt Ploegmakers. Met dit systeem creëer je volledige transparantie. De kracht van baselining is dat het hele bedrijf met de baseline werkt. Iedereen kan op elk moment zien wat de ontwikkel- en productiesituatie is.’

Ploegmakers vergelijkt het met een film. Je kunt de hele geschiedenis terugspoelen. Je maakt tijdstempels. Je ziet gewoon een historische ontwikkeling van je product met alle voordelen die daarbij horen. Het kan handig zijn om terug te kijken naar baselines en het is ook leuk voor de klant. Je kunt de precieze configuratie terughalen als de klant een extra bestelling plaatst.

Trainer Frank Ploegmakers heeft meer dan honderd bedrijven ‘van binnen’ gezien.

Achtergrond en praktijkervaring

Via LTS, MTS en HTS werktuigbouwkunde is Frank uiteindelijk Engineering and Construction Informatics gaan studeren aan de Technische Universiteit Eindhoven (tegenwoordig faculteit Technology Management). De helft daarvan was harde technologie en de andere helft economie, bedrijfskunde, marketing, filosofie en sociale psychologie. Hij kwam in aanraking met virtual reality en was getuige van de eerste automatiseringsgolf en de uitwassen daarvan: grote IT-projecten die op hol sloegen. Zo raakte hij geïnteresseerd in hoe je ervoor zorgt dat informatietechnologie daadwerkelijk iets oplevert voor een bedrijf.

Door het organiseren van een studiereis naar China kreeg Frank zijn eerste baan. Halverwege de jaren negentig begon hij bij WAIDE Consultants. Dit bedrijf adviseerde Nederlandse bedrijven over Joint Ventures om toegang te krijgen tot de Chinese markt. Mooie projecten en een geweldige ervaring, maar het was niet technisch genoeg voor Frank en na anderhalf jaar ging hij aan de slag bij Philips Display Components.

Vijf jaar lang richtte hij zich met zijn ontwerpondersteunende afdeling op de verdere optimalisatie van beeldbuisontwerpprocessen en -tools. Daarnaast maakte product data management (PDM) eind jaren negentig een sterke opmars. ‘Het ging hierbij om het vastleggen en gezamenlijk gebruiken van wereldwijde informatie over de beeldbuizen, het productieproces en de productiemachines. Dit moest goed ondersteund worden door PDM-automatisering.’

Ploegmakers gebruikte veel van wat hij bij Philips Components leerde bij Assembleon, fabrikant van pick-and-place machines. Daar breidde zijn werkveld zich uit naar het hele creatieproces: van productcreatie tot logistiek, productie, levering en service.

Na zijn Philips-tijd werkte Ploegmakers vier jaar bij ingenieursbureau Irmato Group als directeur sales en operations. Samen met zijn team hielp hij het bedrijf groeien van 20 naar 135 medewerkers. Hij heeft er veel geleerd. ‘We bouwden alles vanaf nul op.’ In 2008, na vier jaar Irmato, ging Ploegmakers bij verschillende bedrijven aan de slag als interim manager en projectmanager. Inmiddels heeft hij meer dan honderd bedrijven van binnen gezien.

Inzicht en overzicht

Configuration management is geen probleem voor IT, de reliability afdeling of de R&D afdeling, benadrukt Ploegmakers. Dit overstijgt alle afdelingen, van de CTO tot de fabrieksvloer.’ Volgens hem ligt het echte probleem vaak bij de leiding. Degenen die verantwoordelijk zijn voor technologie, ontwikkeling en operations zijn niet altijd in staat om de essentie van de complexiteit van configuratiemanagement te begrijpen. Organisaties kunnen prachtige configuraties van producten en machines leveren aan klanten, maar de interne controle van deze configuraties laat vaak te wensen over. Zakelijke leiders zien vaak niet in dat dit leidt tot enorme inefficiëntie en ineffectiviteit.

Het beheren en automatiseren van bedrijfsprocessen begint met inzicht in het eigen bedrijf en een goed overzicht van de complexiteit. Het begint met een goed bedrijfsmodel. Veel managers zijn niet in staat om dat met alle teams op te zetten. Maar het is wel nodig als je met een grote organisatie complexe producten of machines wilt realiseren. Als je product en je bedrijf complexer worden, is een eenvoudige methode om het configuratieproces te managen essentieel.’ Als dat proces en de bijbehorende werkwijzen eenmaal bekend zijn, is de invoering van de benodigde informatietechnologie eenvoudig. ‘Dan kan het in een handomdraai geconfigureerd worden in PDM- en ERP-systemen.’

Schetst Ploegmakers met deze laatste verklaring niet een iets te rooskleurig beeld? Nee,’ bevestigt hij. Het moeilijke is om eerst de complexiteit te begrijpen. Dat is een absolute voorwaarde om aan configuratiemanagement te kunnen doen. De implementatie van de onderliggende details is dan eenvoudig. Het oude adagium “eerst organiseren, dan automatiseren” geldt nog steeds.’

Dit artikel is geschreven door René Raaijmakers, tech-redacteur van Bits&Chips.