Aan knoppen draaien voor efficiëntere communicatie op de werkplek

Gepubliceerd op: 09 november 2021

Expert:

Kees Rijssenbeek

Trainer

Lees meer over Kees Rijssenbeek

Deel

---

Na een paar jaar fusies, overnames en arbeidsrecht bij het Nederlandse kantoor van de Amerikaanse multinational Baker McKenzie, realiseerde Kees Rijssenbeek zich dat ondernemingsrecht niet zijn ding was. “Achteraf gezien denk ik dat je zou kunnen zeggen dat het bedrijf veel duidelijker was over het feit dat het niet mijn ding was – meer nog dan ikzelf,” herinnert Rijssenbeek zich gekscherend. “In de advocatuur klim je omhoog of lig je eruit. En terwijl ik net het idee had om partner te worden, bleek het kantoor niet dezelfde visie te hebben, dus lag ik eruit, samen met ongeveer tweederde van mijn collega’s.” Rijssenbeek vervolgt: “Het bleek een zegen in vermomming. Terugkijkend zou ik nooit gelukkig worden van 80-urige werkweken met bergen juridisch papierwerk.”

Kees Rijssenbeek: “Ik kwam tot het besef dat het spannendste en interessantste deel van al mijn banen de persoonlijke menselijke interactie was.”

Voor zijn volgende stap waagde Rijssenbeek zich in het retaildomein, waar hij deel uitmaakte van het marketing- en commerciële team van het cosmeticamerk Rituals. Dit was in de begindagen van het merk, toen het net bezig was naam te maken en slechts één kantoor in Amsterdam had met ongeveer tien medewerkers. “Hoewel het een grote verandering was ten opzichte van het bedrijfsrecht, merkte ik dat ik hetzelfde gevoel had. Voor het grootste deel was het gewoon een baan en gaf het me niet echt energie,” herinnert Rijssenbeek zich. Toen begon hij na te denken over wat zijn interesse zou kunnen wekken. “Ik begon in mijn vrije tijd personal training te volgen om te ontdekken wie ik was en wat ik wilde. Ik kwam tot het besef dat het spannendste en interessantste deel van al mijn banen de persoonlijke menselijke interactie was.”

“Als ik terugkijk op dit deel van mijn leven, realiseer ik me twee dingen. Ten eerste ben ik altijd geïnteresseerd geweest in het leren over mensen en ik ben goed in luisteren en echt horen wat ze te zeggen hebben. Natuurlijk heeft het feit dat ik in het trainingsvak terecht ben gekomen me geholpen om tot dat besef te komen,” stelt Rijssenbeek. “Het tweede is dat ik eigenlijk aandelen in Rituals had moeten kopen toen het nog zo klein was. Ik denk dat we achteraf veel leren.”

Jaloers

Rijssenbeek is al tien jaar actief op het gebied van professionele training en lijkt zijn roeping, of zijn kopje thee, te hebben gevonden. Drie jaar geleden sloot hij zich aan bij het team van het High Tech Institute waar hij de training “Effectieve communicatievaardigheden voor ingenieurs” geeft om technische mensen te helpen enkele van de grootste communicatie-uitdagingen en -valkuilen onder de knie te krijgen. Maar het werken met dit specifieke publiek van zeer technische mensen maakt hem een beetje jaloers.

“Ik wil niet te veel generaliseren, maar iets wat me opvalt bij veel technische mensen is dat ze een paar eigenschappen hebben waar ik behoorlijk jaloers op ben. Een daarvan is dat ze behoorlijk bescheiden zijn en een goed inzicht hebben in de beperkingen van wat ze weten en wat ze nog niet begrijpen, of het nu gaat om de natuurwetten, de wetten van de fysica of daarbuiten. Ze zijn ook bedraad met een heel echt verlangen om problemen op te lossen,” illustreert Rijssenbeek. “Er is een soort afwezigheid van de hele politieke manier om met elkaar om te gaan. Ze zijn geïnteresseerd in: werkt het? Als dat zo is, geweldig, dan gebruiken we het. Zo niet, dan gaan we terug naar de tekentafel om een oplossing te vinden. Het gaat er niet om dat we alle eer krijgen. Dat is zeker niet het geval in bedrijfsrecht en marketing.”

Knoppen

Toch zijn er ook een aantal veel voorkomende obstakels die voor veel technische mensen een uitdaging blijken te zijn, vooral in de communicatie. Bijvoorbeeld, veel tijd doorbrengen in cirkelgesprekken en nergens komen, moeite hebben om buy-in te krijgen van belanghebbenden of te kritisch overkomen bij het geven van feedback. Terwijl in de technische wereld de meeste problemen kunnen worden gekwantificeerd en berekend, waarbij gegevens worden gebruikt om aannames te doen, kan het bij persoonlijke communicatie een grotere uitdaging zijn als je niet weet welke signalen je moet oppikken. En het is daarom dat Rijssenbeek deelnemers aan trainingen wil helpen begeleiden.

“Van miscommunicatie tot persoonlijke problemen of mensen die gewoon een slechte dag hebben, er zijn een aantal factoren die de interpersoonlijke communicatie beïnvloeden. Waar deze training over gaat, is het aanleren van een aantal van deze basisknoppen die kunnen worden bijgesteld om mensen te helpen effectiever te communiceren,” benadrukt Rijssenbeek. “De eerste en waarschijnlijk belangrijkste knop is actief luisteren. Hoe eenvoudig het ook klinkt, actief luisteren wordt vaak volledig over het hoofd gezien en ondergewaardeerd.”

Volgens Rijssenbeek denken mensen in de hightechsector, wanneer ze omringd worden door zeer intelligente experts, vaak dat ze op één lijn zitten en het eens zijn geworden, om er later achter te komen dat ze het gesprek heel anders hebben geïnterpreteerd. “Maar al te vaak trappen we in de valkuil dat we blijven hangen op zenden in plaats van ontvangen of echt luisteren. Actief luisteren vergt oefening en inspanning en vereist dat iemand zijn verlangen om in te springen uitschakelt, om echt te horen en te begrijpen wat iemand zegt,” legt Rijssenbeek uit. “De makkelijkste manier om dit te doen is om aandachtig te luisteren en dan een samenvattend antwoord te geven om er zeker van te zijn dat je het begrijpt. Het klinkt misschien makkelijk, en dat kan het ook zijn, maar dat is een van de meest effectieve onderdelen van de training.”

Een andere knop die wordt gebruikt om effectieve communicatie te bevorderen zijn de non-verbale signalen, zoals lichaamstaal en gezichtsuitdrukkingen die we gebruiken om te communiceren. “Non-verbale signalen kunnen moeilijk zijn voor technische mensen om op te pikken. Omdat velen van hen geneigd zijn zich meer op de inhoud dan op de interactie te richten, hebben ze vaak de verwachting dat anderen dingen hetzelfde zien als zij. De werkelijkheid daarentegen suggereert iets anders,” zegt Rijssenbeek. “Daarom besteden we het grootste deel van de training aan het oefenen van deze en andere vaardigheden. Dit is geen cursus gebaseerd op theorie en eindeloze discussies, het gaat om het in de praktijk brengen en proberen nieuwe gewoonten op te bouwen om beter te kunnen communiceren op een technische werkplek.”

Dit artikel is geschreven door Collin Arrocho, tech editor van Bits&Chips.