Jaco Friedrich MSc.
Gepubliceerd op:
10 november 2020
Expert:
Een ingenieur vraagt:
Ik werk al vele jaren als chief design engineer. Toch krijg ik regelmatig te horen dat ik beter moet communiceren. Inmiddels ben ik op het punt gekomen dat ik wat verbeteringen wil aanbrengen, maar wat bedoelen ze precies met “beter communiceren” en hoe doe ik dat?
De communicatietrainer antwoordt:
Goede communicatievaardigheden zijn nodig om goed samen te werken in complexe projecten. Het komt erop neer dat je weet hoe je een boodschap geeft en hoe je de informatie die iemand anders je geeft op de juiste manier ontvangt. De noodzakelijke voorwaarde om dit te laten slagen is contact tussen zender en ontvanger.
Contact maak je door aandacht te besteden aan de persoon met wie je praat. Je moet dus interesse tonen in de ander. Als de ander ook aandacht voor jou heeft, is het contact gelegd. Vergelijk het met het bellen van een collega. Op het moment dat de verbinding er is en de lijn geruisloos is, kun je dingen gaan bespreken.
Door actief te luisteren, zorg je ervoor dat je de boodschap van de ander begrijpt. Dit doe je door toe te passen: luisteren, samenvatten en vervolgvragen stellen. Luisteren betekent aandacht hebben voor de ander. Je vat samen door bijvoorbeeld te zeggen: “Oké, ik begrijp dat …” of “Oké, ik hoor je dit en dat zeggen, klopt dat?”. De andere persoon hoort wat je hebt geleerd en krijgt de bevestiging dat je het goed hebt begrepen, of hij heeft de gelegenheid om wat correcties aan te brengen of het niveau van zijn uitleg aan te passen aan het niveau van jouw begrip. In beide gevallen is dit prettig voor degene die vertelt en schept het duidelijkheid.
Wanneer je je boodschap verstuurt, is het belangrijk om zo concreet mogelijk te zijn. Kwantificeer waar je kunt. Dit maakt je verhaal altijd beter. Stem je verhaal af op het begripsniveau en de focus van de ander. Wat wil de ander weten? Waarschijnlijk is je projectmanager vooral geïnteresseerd in de planning, risico’s of kosten en minder in technische details. De salesmanager is waarschijnlijk meer geïnteresseerd in de gevolgen voor zijn klant dan in het probleem zelf. Je kunt dit van tevoren inschatten en er rekening mee houden in je verhaal.
'The game of sending and receiving rarely runs smoothly'
Maar nu het belangrijkste. Het spel van zenden en ontvangen verloopt zelden soepel. Simpelweg omdat we allemaal ons eigen referentiekader hebben en elkaar dus niet meteen begrijpen. Het is daarom uiterst belangrijk dat je altijd oplet of je boodschap overkomt en dat je reageert als dat niet zo is.
Je merkt dat je boodschap overkomt als de ander aandachtig naar je verhaal luistert en misschien af en toe instemmend knikt. Als de ander echter plotseling van houding verandert, fronst of iets begint te zeggen, kan dit een teken zijn dat je boodschap niet goed overkomt. Het kan zijn dat de ander iets niet begrijpt, een interessante associatie heeft of het er niet mee eens is. Je weet het pas als je het controleert.
En dat laatste is dus wat je moet doen. Doorgaan met je eigen verhaal terwijl de ander afdwaalt in zijn eigen gedachten bereikt weinig. Op het moment dat je merkt dat er iets gebeurt met de aandacht van de ander, draait de communicatie honderdtachtig graden en schakel je over van zenden naar ontvangen. Je vraagt: ”Ik zie je fronsen, vertel …” of ”Wil je iets zeggen, vertel …”. Op deze manier schommelt de communicatie heen en weer en kom je snel tot helderheid.
Moet je onmiddellijk stoppen met je verhaal bij elke spier die de ander vertrekt? Nee, maar het is wel aan te raden om je altijd bewust te blijven van de reactie van de ander op je verhaal terwijl je het vertelt. Check het in ieder geval om de zoveel tijd door te vragen: “Hoe klinkt het tot nu toe? Op die manier nodig je de ontvanger van je boodschap uit om te reageren en krijg je feedback over hoe je verhaal is aangekomen.
In zijn cursus "Effectieve communicatievaardigheden voor ingenieurs" leer je de 7 grootste communicatie-uitdagingen de baas te worden.
Blijf op de hoogte
Ontvang onze maandelijkse updates
