Monat: Dezember 2020

Im März kam es wie ein Schock: zu Hause sitzen und zu Hause arbeiten. Was haben wir in der vergangenen Zeit darüber gelernt, was funktioniert und was nicht? Und was können Sie daraus für die Zukunft lernen?

Die Vor- und Nachteile der Arbeit aus der Ferne scheinen eng miteinander verbunden zu sein und werden weitgehend von der Situation bestimmt. Die Art der Arbeit, die gegenseitige Beziehung zwischen denjenigen, die zusammenarbeiten, und die Persönlichkeit des einzelnen Arbeitnehmers sind ausschlaggebende Faktoren dafür, ob Online gut oder gar nicht funktioniert. Was halten Sie davon?

Während der Corona-Krise wurde schnell klar, dass mit Fernarbeit viel mehr möglich ist, als wir dachten. Es hat natürlich geholfen, dass die Online-Tools viel stabiler und fortschrittlicher sind als noch vor Jahren. Es ist mehr möglich. Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, vermeiden Sie auch den lästigen und zeitraubenden Stau. Und wenn Sie zu Hause ruhige Verhältnisse haben, kann das dazu beitragen, dass Sie konzentriert arbeiten. Für manche kann es also sogar die Produktivität steigern. Viele haben auch die Erfahrung gemacht, dass dies nicht auf jeden zutrifft. Wenn es zu Hause unruhig ist oder die Wände hochgehen und Sie echte Menschen um sich herum brauchen, können ein paar Tage im Büro ein Segen sein. Vorläufig gehen wir davon aus, dass es auch nach der Pandemie eine Kombination aus Arbeit im Büro und zu Hause bleiben wird. Hoffentlich bleibt es für jeden möglich, sein eigenes optimales Gleichgewicht zu finden.

Jaco Friedrich ist der kompetente Inhaber der Soft Skills & Leadership-Trainings.

Nonverbale Kommunikation

Wann sind Online-Konferenzgespräche weniger effektiv? Drei Faktoren bestimmen dies. Erstens: Wenn die Beziehung zwischen den Gesprächspartnern unter Druck steht und ein Konflikt lauert (oder bereits lauert), funktioniert online weniger gut. Schließlich entgeht Ihnen ein Teil der nonverbalen Kommunikation und daher ist es viel schwieriger zu ’spüren‘, wie es jemandem geht. Vor allem, wenn Sie sich in einer Videokonferenz mit mehreren Personen befinden. Sie sind schnell zu direkt oder nicht deutlich genug, weil Sie nicht sehen, wie jemand auf Ihre Botschaft reagiert. Es ist weniger einfach, Anpassungen vorzunehmen. Das erhöht das Risiko, sich gegenseitig zu verlieren.

Dies spielt auch in Situationen eine Rolle, in denen Sie die Arbeit des anderen kritisch beurteilen müssen, z.B. bei einer wichtigen Besprechung oder Entscheidungsbesprechung. Es ist wahrscheinlicher, dass Sie in eine Diskussion geraten oder dass jemand den Anschluss verliert und aussteigt. Es besteht die Gefahr, dass sich die Qualität der Beurteilungen dadurch verschlechtert.

Zweitens ist es bei Telefonkonferenzen schwieriger, schnell aufeinander zu reagieren, ohne durcheinander zu reden. Die Verbindung zueinander ist online weniger reibungslos. Für kreative Sitzungen ist es daher meist besser, sich physisch zu treffen.

Der dritte Faktor bei Telefonkonferenzen ist, ob sich die Teilnehmer bereits kennen. Wenn das der Fall ist, die Beziehung gut ist und gegenseitiges Vertrauen besteht, dann wird auch die Online-Arbeit viel besser funktionieren. Wenn dieses Vertrauen noch nicht vorhanden ist und die Teilnehmer sich noch nicht kennen, wird die Gruppenbildung langsamer als normal verlaufen. Ein weiterer Faktor ist, dass Sie mehr oder weniger zufällige Begegnungen verpassen. Momente, in denen Sie ‚bei jemandem vorbeischauen‘, bei anderen mithören, etwas abstimmen oder sich informell unterhalten. Der Teil der Informationen, den Sie normalerweise auf diese beiläufige Weise im Laufe des Tages aufnehmen, geht völlig verloren.

Kamera und Mikrofon eingeschaltet

Was bedeutet das? Wahrscheinlich wird es das Arbeiten aus der Ferne auch in Zukunft geben. Die Frage ist also, wie Sie das Beste daraus machen und die Fallstricke vermeiden. Hier sind ein paar praktische Regeln. Um möglichst wenig Nonverbales zu verpassen, empfehle ich Ihnen, als Ausgangspunkt immer die Kameras einzuschalten. Auf diese Weise sind Sie für die anderen sichtbar und die anderen für Sie. Dies gilt für alle Teilnehmer des Meetings. Möglicherweise gibt es dadurch Bandbreitenprobleme. Schalten Sie Ihre Kamera jedoch nicht vorsichtshalber aus. Schalten Sie sie ein; Sie können sie jederzeit wieder ausschalten.

Ein weiterer Grundsatz ist, dass Sie Ihr Mikrofon nicht stummschalten, wenn Sie nicht sprechen. Das Ein- und Ausschalten ist eine Schwelle – und sei sie noch so klein -, um schnell aufeinander reagieren zu können. Daher der Rat: Lassen Sie es eingeschaltet. Es sei denn, Ihr Hund bellt oder der Nachbar bohrt.

Um sich gegenseitig auf dem Laufenden zu halten, kann es sinnvoll sein, jeden Morgen mit einem ‚Stand-up‘ zu beginnen. Jeder erzählt Ihnen kurz, wie es läuft und was er oder sie an diesem Tag vorhat. Auf diese Weise erfahren Sie, wie es den anderen geht, wer Hilfe braucht oder wo Sie vielleicht mitdenken können. Außerdem schaffen Sie so einen Moment, in dem Sie Ihren Arbeitstag mit einem klaren Fokus beginnen. Das wiederum trägt dazu bei, dass Ihre Motivation nicht nachlässt. Wenn Sie kein Team haben, könnte ein Accountability Buddy die Lösung sein. Im Klartext: jemand, mit dem Sie jeden Morgen durch den Tag gehen und der Sie auf Trab hält („Haben Sie das gestern fertig gemacht?“, „Haben Sie schon um Hilfe gebeten oder verschieben Sie das auf morgen?“).

Darüber hinaus gilt für alle: Schaffen Sie jeden Tag körperliche Aktivität, sorgen Sie für soziale Kontakte, halten Sie sich eine Weile an der frischen Luft auf, machen Sie jede Stunde eine kurze Pause und stellen Sie Ihren Computer außer Sichtweite, wenn Sie mit der Arbeit fertig sind. Eigentlich sind dies ohnehin gute Routinen, so dass Sie diese Zeit nutzen können, um sich einige gute Gewohnheiten anzutrainieren.

Das Jahr 2020 wird als das Jahr der Covid-19-Pandemie in die Annalen der Geschichte eingehen. Viele Menschen haben erlebt, wie ihr Leben aus den Fugen geriet, wie sie krank wurden oder schlimmer noch, wie sie aufgrund von Isolation und Einsamkeit unter psychischen Problemen litten. Bei all dem Chaos, das die Pandemie angerichtet hat, verlieren wir jedoch leicht den Blick für all die guten Dinge, die in diesem Jahr passiert sind.

Die erste, offensichtlichste, ist die Tatsache, dass die digitale Transformation von Industrie und Gesellschaft einen Schritt zur Funktionsverbesserung gemacht hat. Wir sind alle viel, viel besser darin, unsere Arbeit online zu erledigen, und auch wenn viele von uns gerne mehr reisen und Menschen im wirklichen Leben treffen würden (und ihnen tatsächlich die Hand schütteln oder sie umarmen), bekommen wir die Dinge erledigt. Teams und Einzelpersonen, die davon überzeugt waren, dass sie vor Ort sein und einander sehen müssen, um ihre Arbeit erledigen zu können, arbeiten jetzt aus der Ferne und von zu Hause aus.

Einer der Vorteile ist natürlich, dass es der Umwelt besser geht, da die Luftverschmutzung in vielen Teilen der Welt geringer ist. Dies ist besonders in Gebieten von Vorteil, in denen es im Winter schneit, da der weißere Schnee mehr Sonnenlicht reflektiert. Außerdem gibt es mehrere Berichte über eine verbesserte Wasserqualität in Flüssen und Seen. Einem Wikipedia-Artikel zufolge hat die Verringerung der Kohlenstoffemissionen und der Schadstoffe innerhalb von zwei Monaten 77.000 Menschenleben gerettet.

Die wissenschaftliche und technologische Forschung liefert weiterhin großartige Ergebnisse. In den sonnenreichsten Gebieten der Welt liegen die Kosten für Solarstrom inzwischen unter den Kosten für fossile Brennstoffe. Das ist ein Jahrzehnt oder sogar Jahrzehnte früher als früher vorhergesagt. Und natürlich sind wir noch nicht fertig. Die Verbesserungen im Bereich der Solarenergie gehen weiter, so dass die Preise noch weiter sinken werden, bis der Strom einigen Prognosen zufolge fast kostenlos sein wird.

Zudem beschreibt ein kürzlich in „Nature“ erschienener Artikel, wie Google DeepMind mithilfe eines Deep-Learning-Programms das Problem der Proteinfaltung in der Biologie gelöst hat. Ein Problem, das sich jahrzehntelang für herkömmliche Algorithmen als unglaublich schwer zu bewältigen erwiesen hatte, wurde schließlich durch KI gelöst. Und dies ist nur einer der wichtigsten Vorteile, die die KI der Menschheit bietet.

Es erstaunt mich immer wieder, wie schnell wir in der Lage waren, Impfstoffe gegen Covid-19 zu entwickeln. Dieser Artikel zeigt eine Zeitachse, die mit der Veröffentlichung der genetischen Sequenz des Virus durch die chinesischen Behörden Anfang dieses Jahres beginnt. Neun Monate später ist ein Impfstoff (tatsächlich mehrere!) verfügbar, der ab Anfang nächsten Jahres massenhaft verteilt wird.

Als Weltraumfreak war ich unglaublich begeistert, dass SpaceX wieder Menschen ins All schickt. Nach dem Weltraumrennen in den 1960er Jahren ging das Interesse am Weltraum im Sturzflug zurück, aber ich gehöre zu denjenigen, die glauben, dass die Menschen diesen Planeten verlassen und sich im Sonnensystem und im Universum ausbreiten müssen. Ein katastrophales Ereignis auf diesem Planeten bedeutet nicht das Ende der Menschheit, wenn wir Menschen dort draußen haben. Der erste Schritt zum Aufbau einer Raumfahrtindustrie und -kapazität besteht darin, zuverlässige und kostengünstige Raketen zu haben.

Eine weitere Neuigkeit, die mich in diesem Jahr umgehauen hat, ist, dass es Wissenschaftlern gelungen ist, die Alterung von Zellen rückgängig zu machen, und zwar in den Sehnerven und bei alternden Mäusen das Sehvermögen wiederherzustellen. Peter Thiel hat bekanntlich gesagt: „Ihr Geist ist Software. Programmieren Sie ihn. Ihr Körper ist eine Hülle. Ändern Sie sie. Der Tod ist eine Krankheit. Heilen Sie ihn. Das Aussterben naht. Bekämpfen Sie es.“ Es sieht so aus, als wären wir auf dem besten Weg, die Zellverjüngung in Körpern tatsächlich zu realisieren und den Tod wenn nicht abzuschaffen, so doch zumindest hinauszuzögern.

In meinen Beiträgen kommentiere ich gelegentlich die Apokaholiker in unserer Gesellschaft (und im Internet), die lautstark behaupten, dass die ganze Welt in einem Handkorb zur Hölle fährt. Das ist nicht nur sachlich falsch, sondern meiner Meinung nach auch moralisch verwerflich, da es eine Opfermentalität fördert. Die Menschheit ist unglaublich und hat eine erstaunliche Fähigkeit, auf Herausforderungen zu reagieren und diese zu überwinden. Zumindest hat das Jahr 2020 wieder einmal gezeigt, wie wertvoll Wissenschaft und Technologie sind, wie kreativ die Menschen als Spezies sind und dass wir es trotz allem, was uns das Leben in den Weg stellt, immer noch schaffen, die Dinge zu verbessern. Ich hoffe, dass Sie Weihnachten damit verbringen, unsere gemeinsamen Errungenschaften zu feiern, und dass Sie das neue Jahr damit beginnen, Ihre Energie darauf zu konzentrieren, was Sie tun werden, um einen Beitrag zu leisten. Frohe Weihnachten!

Ein Unternehmensberater fragt:

In meinem Job habe ich mit zahlreichen Projekten von verschiedenen Kunden zu tun. Diese Vielfalt macht die Arbeit spannend, aber der Stapel von Memos und Berichten wird mir zu viel. Wenn ich abends nach Hause komme, kann ich vor lauter Anrufen, E-Mails und Besprechungen nicht mehr das tun, was ich mir vorgenommen hatte. Das ist sehr frustrierend und ich werde immer öfter darauf hingewiesen, dass ich Fristen nicht einhalten kann. Wie schaffe ich aus diesem Chaos Ordnung?

Der Kommunikationstrainer antwortet:

Die Theorie der Prioritätensetzung ist einfach, aber die Anwendung ist sehr schwierig. Und warum? Weil viele Faktoren gleichzeitig im Spiel sind, die von Mensch zu Mensch und von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz variieren und sich zudem ständig ändern. Wichtige Faktoren sind zum Beispiel die Dynamik der Arbeit, das Ausmaß, in dem Sie delegieren können, das Niveau der Menschen um Sie herum und natürlich Ihre eigene Persönlichkeit. Persönliche Tendenzen, die es Ihnen schwer machen können, sind Perfektionismus (‚ich werde nie fertig, weil es zu 110 Prozent richtig sein muss‘), Gefälligkeit (‚wenn ich sage, dass ich es nicht mache, wird er mich nicht mehr mögen‘), Katastrophendenken (‚wenn ich einen Fehler mache, geht alles furchtbar schief, also zögere ich es hinaus‘), Enthusiasmus (‚ich mag alles, fertig zu werden ist etwas, worin ich weniger gut bin‘) und Hilfsbereitschaft (‚ich helfe anderen gerne, also komme ich kaum zu meiner eigenen Arbeit‘). All diese persönlichen Faktoren in Kombination mit den sich ständig ändernden Umständen bedeuten, dass Sie sich ständig bewusst und aktiv mit der Festlegung von Prioritäten beschäftigen müssen.

Wie machen Sie das? Kurz gesagt, die Theorie. Die Priorität einer Aufgabe wird durch den Faktor ‚Wichtigkeit‘ und den Faktor ‚Zeit‘ bestimmt. Ob etwas wichtig ist, hängt in erster Linie von Ihrer Hauptaufgabe ab. Wofür werden Sie bezahlt? Angenommen, Sie sind Architekt, dann ist die Arbeit an der Architektur einer Maschine wichtig. Eine Besprechung zu arrangieren oder eine Berechnung durchzuführen, die vielleicht ein Ingenieur erledigen könnte, ist weniger wichtig. Als nächstes prüfen Sie die Dringlichkeit. Muss die Aufgabe schnell erledigt werden oder kann man sie liegen lassen? Und für wie lange?

Anhand dieser beiden Kriterien entscheiden Sie, wie viel Zeit Sie für eine Aufgabe aufwenden und wann. Ist sie wichtig und dringend? Dann erledigen Sie sie sofort und gut. Wenn sie wichtig und nicht dringend ist, können Sie die Arbeit einplanen oder einen Anfang machen. Ist sie nicht wichtig, aber dringend? Lassen Sie die Arbeit von jemand anderem erledigen oder verbringen Sie selbst so wenig Zeit wie möglich damit. Nicht wichtig und nicht dringend? Ignorieren Sie sie!

Prüfen Sie sich selbst: Was macht den größten Druck, die größte Dringlichkeit oder die größte Bedeutung? Richtig, Dringlichkeit. Wir leben in der Täuschung des Tages. Wir geben dem Druck nach. Jemand an Ihrem Schreibtisch, eine E-Mail, alles erfordert jetzt unsere Aufmerksamkeit. Einiges davon müssen Sie tun, um die Dinge am Laufen zu halten, aber einiges davon ist reine Zeitverschwendung. Die Zeit, die Sie dadurch verlieren, fehlt Ihnen bei der Erledigung der wichtigen Aufgaben, die dadurch ebenfalls dringend werden.

Das Setzen von Prioritäten erfordert daher eine aktive Haltung und ein regelmäßiges Nein, aber mit einer Begründung. Der Ansatz ist wie folgt.

1) Erstellen Sie für sich selbst eine Liste der wichtigsten und schwierigsten Aufgaben, die Sie unbedingt erledigen müssen.

2) Stellen Sie sicher, dass Sie in Ihrem Kalender Zeit für diese Aufgaben einplanen, und seien Sie bereit, dies mit Nachdruck zu verteidigen.

3) Achten Sie darauf, genügend Zeit für alle möglichen „Zwischenaufgaben“ einzuplanen (durchschnittlich dreißig Prozent).

4) Seien Sie darauf vorbereitet, Ihre Tagesordnung und Planung bei Bedarf jederzeit anzupassen.

Ein letzter Ratschlag: Machen Sie einen realistischen Zeitplan und teilen Sie mit, was Sie tun können und was nicht. Das macht Sie zu einem zuverlässigen Kollegen. Die Welt wird sich nicht nach Ihrem Zeitplan richten. Sie werden ständig flexibel sein müssen, aber verlieren Sie nie Ihre Hauptziele aus den Augen.

Letzte Woche haben wir den Sprint 19 Reporting Workshop von Software Center organisiert. In der Eröffnungskeynote von Frances Paulisch (Siemens Healthineers) ging es um den Übergang von einem transaktionalen Geschäftsmodell zu einer kontinuierlichen Wertschöpfung für Kunden. In der Abschluss-Keynote von Aleksander Fabijan (Microsoft) ging es um den Start und die Skalierung von A/B-Tests. Obwohl sich die Keynotes auf sehr unterschiedliche Themen konzentrierten, hatten sie ein gemeinsames Thema.

Bei diesem Thema ging es darum, den Wandel voranzutreiben und die Herausforderung, den Wandel erfolgreich umzusetzen. Sowohl Frances als auch Aleksander wiesen darauf hin, dass die meisten Veränderungen in Organisationen viele Personen, Funktionen und Abteilungen sowie zahlreiche Prozesse und Arbeitsweisen betreffen. Wie ich bereits in früheren Beiträgen erörtert habe, muss man in den meisten Organisationen alles ändern, um etwas zu verändern. Es ist jedoch unmöglich, alles gleichzeitig und vollständig zu ändern. Und genau hier sehe ich, dass viele Organisationen nicht weiterkommen.

Der Ausweg besteht darin, zu akzeptieren, dass alle Veränderungen schrittweise erfolgen müssen und dass der Wandel nicht auf einen Schlag vollzogen werden kann, sondern ein kontinuierlicher Prozess über einen längeren Zeitraum sein muss. Die Analogie ist die eines Schwungrads. Um ein Schwungrad aus dem Stillstand in eine gewisse Drehung zu versetzen, ist eine Menge Energie erforderlich. Sobald es in Bewegung ist, müssen Sie immer wieder Kraft aufwenden, um die Geschwindigkeit zu erhöhen. Sobald es jedoch eine höhere Geschwindigkeit erreicht hat, wird es immer einfacher, diese Geschwindigkeit beizubehalten. Die Frage ist, wie wir das in Unternehmen erreichen. Meiner Erfahrung nach gibt es drei Hauptaspekte: den Wert herausstellen, das Engagement erhöhen und eine Infrastruktur aufbauen.

Erstens müssen Sie einen kleinen Bereich finden, in dem der Erfolg so gut wie garantiert ist, in dem aber der Wert der angestrebten Veränderung deutlich zu erkennen ist. Da Sie all dies zunächst mit einem kleinen Team realisieren müssen, ist es wichtig, dass Sie das, was Sie erreichen wollen, so weit wie möglich in Ihrem Einflussbereich halten, um das Risiko zu minimieren, dass andere Ihre Bemühungen torpedieren. Wenn Sie zum Beispiel Ihr erstes A/B-Experiment durchführen, wählen Sie ein Thema, bei dem die Meinungen im Unternehmen sehr unterschiedlich sind, stellen Sie die Qualität der Daten aus dem A/B-Experiment sicher und nutzen Sie diese, um mit den relevanten Stakeholdern in Kontakt zu treten und zu zeigen, wie die Daten aus dem Experiment dem Unternehmen nützen.

Zweitens: Sobald Sie einen erfolgreichen Fall haben, engagieren Sie die Stakeholder, die Sie überzeugen müssen, um den Umfang der Veränderung zu vergrößern und die realen, konkreten, greifbaren Vorteile aufzuzeigen, die Sie in der ersten Schleife geschaffen haben. Nutzen Sie dies, um das Engagement der Personen zu erhöhen, die Sie in der nächsten Iteration des Schwungrads benötigen, um den nächsten Showcase zu schaffen. Wenn Sie z.B. auf dem Weg zu DevOps die Häufigkeit der Softwareveröffentlichungen erhöhen, kann die Fähigkeit, Fehler schnell vor Ort zu beheben, leicht als Mittel zur Steigerung des Bewusstseins und der Akzeptanz bei den relevanten Interessengruppen eingesetzt werden.

Drittens suchen Sie nach Möglichkeiten, einige der Aktivitäten, die Sie bisher manuell durchgeführt haben, zu automatisieren, so dass die Kosten für das Durchlaufen der Iterationen des Schwungrads mit der Zeit geringer werden. Hier geht es um den Aufbau der Infrastruktur für die Veränderung, die Sie erreichen wollen. Für A/B-Tests kann dies bedeuten, dass Sie Teile der Datenerhebungspipeline automatisieren. Für die Einführung von DevOps bedeutet dies in der Regel die Automatisierung der CI/CD-Pipeline sowie der Testinfrastruktur.

Sobald Sie die erste Iteration des Schwungrads durchlaufen haben, müssen Sie im Grunde nur noch den nächsten Schritt machen und versuchen, zu beschleunigen. Man kann sich leicht entmutigen lassen, wenn man das versucht, aber denken Sie daran, dass Schwungräder nur sehr langsam beschleunigen und viel Energie benötigen, um überhaupt in Bewegung zu kommen. Und anfangs, da alles von Hand gemacht werden muss, hat das Schwungrad einen großen Widerstand. Je mehr die Infrastruktur vorhanden ist, desto leichter dreht es sich.

Viele der Unternehmen, mit denen ich zusammenarbeite, tun sich schwer damit, die erforderlichen Veränderungen in ihrer Organisation zu verwirklichen. Einige schwanken zwischen dem Versuch, einen Big-Bang-Wandel zu realisieren, und einem völligen Stillstand, bei dem nichts passiert. Der effektivste Weg, den Wandel zu verwirklichen, ist die beharrliche, vielleicht langsame, aber kontinuierliche Beschleunigung des Schwungrads durch das Aufzeigen von Werten, die Einbindung von Interessengruppen und den Aufbau einer Infrastruktur. Akzeptieren Sie, dass es Zeit braucht, und beginnen Sie deshalb lieber gestern als morgen. Bauen Sie Ihr Schwungrad auf und bringen Sie es zum Drehen!